Videokonferens

Videokonferens på Hanken bygger på Microsoft Teams och Skype for Business. Man kan ha kontakt mellan mötesrummen, men det är lätt att delta i möten med dator, surfplatta eller smarttelefon.

Teams och Skype for Business

Hankens videokonferenssystem är baserat på Microsoft Teams och Skype for Business.

Just nu är vi i ett övergångsskede, då Microsofts stöd för Skype for Business slutar i juli 2021. Utrustningen i Hankens mötesrum stöder både Microsoft Teams och Skype for Business.

Teams rekommenderas för interna möten, men ifall du har externa deltagare på mötet kan det vara skäl att boka mötet i Skype for Business i stället.

Själva utrustningen i mötesrummen varierar lite, men funktionerna i rummen är de samma:

Man bokar möten i förväg med Outlook på datorn eller webben
Man kan enkelt delta på distans med dator / surfplatta / smarttelefon
Flera personer kan delta i mötet från olika håll
Hankens mötesrum med utrustning för videokonferens samt adress för bokning:

Rum    Adress    Utrustning
A403    a403@hanken.fi    Polycom MSR300
A516 (lärarrummet)    a516@hanken.fi    Lenovo ThinkSmart 500
D215    d215@hanken.fi    Lenovo ThinkSmart 500
Sessionssalen    sessionssalen@hanken.fi    Microsoft Surface Hub
V105    v105@hanken.fi    Polycom MSR300
V106    v106@hanken.fi    Lenovo ThinkSmart 500

Andra rum på Hanken har inte utrustning som stöder videokonferens. Ifall det ska ordnas Teams- eller Skype for Business -möten i andra rum, så ska den som ordnar kontakta IT-stödet för lån av mikrofon och webcam som kan kopplas till dator med Teams eller Skype for Business.

Hur bokar man möte?

I Outlook på dator / mobil / webben:

Boka ett möte som vanligt i Outlook, välj tidpunkt och skriv mötets tema i Subject-fältet. Klicka knappen Add Teams Meeting eller Add Skype Meeting (el. dyl., texten varier på vilken klient man använder) så skapas länken för deltagare.

Bjud in de personer som du vill att deltar och de rum deltagarna eventuellt sitter i, t.ex a403@hanken.fi

 

Skicka iväg inbjudan. Du får ett automatiskt svar per e-post för varje mötesrum du bjudit in.

T.ex. för ett enhetsmöte i A403 och V105 bjuder du in alla på enheten och a403@hanken.fi och v105@hanken.fi.

I rummen trycker man på knappen med mötets namn för att delta. De som inte kan vara på plats i mötesrummet kan öppna länken i mötesinbjudan för att delta med Teams eller Skype for Business på sin egen enhet.

OBS! Se till att även fysiska mötesrummet är bokat för mötet – boka genom att skicka epost till rumsbokningar@hanken.fi

Externa möten med Hankens utrustning

Hankens mötesrum kan inte direkt bokas av externa deltagare. Ifall du ska delta i ett externt möte från ett mötesrum på Hanken, ska du vidarebefordra mötesinbjudan till mötesrummets adress. Observera att bekräftelsen skickas till den som ordnar mötet, inte den som skickar mötesinbjudan vidare.

Alla möten kräver inte mötesrum

Märk att Office 365 och Teams eller Skype for Business ger dig möjligheten att boka ett online-möte i Outlook utan att ha ett mötesrum bokat. De flesta bärbara enheter har tillräckligt bra kamera, högtalare och mikrofon, fast en ordentlig headset eller konferensmikrofon är rekommenderad för att försäkra ljudkvaliteten. Datacentralen lånar ut utrustning för tillfälligt bruk.

Ifall du eller den du bjuder till ett möte inte har Teams eller Skype for Business -klienten installerad, öppnas mötet i webbläsaren i stället.

Lista på mötesrum som stöder Microsoft Teams:

Alla anställda på Hanken har möjlighet att skapa virtuella mötesrum på Adobe Connect. Du loggar in med Shibboleth på connect.funet.fi. Det är CSC som upprätthåller webbkonferenstjänsten.

Du behöver en dator med webcam och en headset-mikrofon. Ifall det är flera deltagare i ett (fysiskt) rum, behövs en sk. konferensmikrofon. Datacentralen har ett antal konferensmikrofoner att låna ut.

Du kan själv skapa ett eller flera mötesrum för olika ändamål – se till att namnge den “hanken_”, t.ex. hanken_sdc, så rummet är lättare att hitta senare. Samma tjänst används av flera finska universitet och yrkeshögskolor.

Det finns många andra system och program för att ha ett virtuellt möte, bl.a. Skype (inte samma som Skype for Business), Google Hangouts, Apple FaceTime, Zoom, WebEx, BlueJeans m.fl. Dessa stöds inte officiellt av Hanken.

Ifall du ska delta i ett möte med ett system som Hanken inte erbjuder, kontakta it-stödet i god tid.