Videokonferens

Videokonferens på Hanken bygger på Microsoft Teams. Man kan ha kontakt mellan mötesrummen, men det är lätt att delta i möten med dator, surfplatta eller smarttelefon.
Möten med Microsoft Teams

Hankens videokonferenssystem är baserat på Microsoft Teams. Man kan inte längre boka nya möten med Skype for Business. Utrustningen i Hankens mötesrum stöder fortsättningsvis både Microsoft Teams och Skype for Business, men Microsoft har meddelat att Skype for Business läggs ner i juni 2021.

Själva utrustningen i mötesrummen varierar lite, men funktionerna i rummen är de samma:

  • Man bokar möten i förväg med Outlook på datorn eller webben
  • Man kan enkelt delta på distans med dator / surfplatta / smarttelefon
  • Flera personer kan delta i mötet från olika håll

Hur bokar man möte?

I Outlook på dator / mobil / webben:

Boka ett möte som vanligt i Outlook, välj tidpunkt och skriv mötets tema i Subject-fältet. Bjud in de personer som du vill att deltar och de rum deltagarna eventuellt sitter i, t.ex a403@hanken.fi. Lista på mötesrum som stöder Teams finns nedan under Mötesrum.

Klicka knappen Add Teams Meeting så skapas länken för deltagare.

Skicka iväg inbjudan. Du får en automatisk bekräftelse per e-post för varje mötesrum du bjudit in.

T.ex. för ett enhetsmöte i A403 och V105 bjuder du in alla på enheten och a403@hanken.fi och v105@hanken.fi.

I rummen trycker man på knappen med mötets namn för att delta. De som inte kan vara på plats i mötesrummet kan öppna länken i mötesinbjudan för att delta med Teams eller webbläsare på sin egen enhet.

Om du vill dela länken till mötet till t.ex. Moodle eller annan plats utan att skicka en mötesinbjudan, så kan du efter att du skapat Teams-mötet öppna det i Outlooks kalender och kopiera länken Join Microsoft Teams Meeting. Märk att det är max. 250 deltagare på ett vanligt Teams-möte.

För att ändra på mötesinställningar, bl.a. vilka deltagare hamnar i Lobbyn och vilka som kan dela sin skärm, ska man öppna Meeting options -länken i slutet på mötesinbjudan. Där kan man även ställa in om deltagare som ringer in annonseras med en automatisk röst i mötet. För vanliga möten är det bra att hålla koll, men för evenemang och disputationer ska funktionen stängas av.




Dela skärm eller dokument i Teams
Dela skärm eller dokument i Teams

It is easy to share content within a Teams meeting. Click on the Share icon (rectangle with arrow) to open the sharing menu (image above).

Under Desktop to the left, you can choose to share the whole screen and everything that's visible on it.

Under Window you can choose a window / program, and only that window will be shared. If you share your screen or a window, Teams will be minimised and it can be hard to follow the chat or raised hands, unless you have an extra screen where you can keep Teams open while presenting.

Under Powerpoint you can choose to upload a Powerpoint file to the meeting. The Teams window will not minimise, and the presenter can easily keep track of the chat. Unfortunately only Powerpoint files are supported at this time. Note! Participants can browse the uploaded file on their own, unless the presenter turns off Private viewing under Device settings in Teams.

Teams is continuously updated, please check the newest details on sharing in Teams from Microsofts support page.

Hankens mötesrum med utrustning för videokonferens samt adress för bokning:

Rum Adress för att bjuda in rummet
Mötesrum A403 a403@hanken.fi
Lärarrummet A516 a516@hanken.fi
Mötesrum Biblioteket B024 b024@hanken.fi
Teaching Lab D215 d215@hanken.fi
Sessionssalen sessionssalen@hanken.fi
Videokonferensrum V105 Vasa v105@hanken.fi
Videokonferensrum V106 Vasa v106@hanken.fi

Andra rum på Hanken har inte utrustning som direkt stöder videokonferens. Ifall det ska ordnas Teams-möten i andra rum, så ska den som ordnar kontakta IT-stödet för lån av mikrofon och webcam som kan kopplas till dator med Teams. I vissa föreläsningssalar finns befintlig utrustning för detta.

OBS! Se till att även fysiska mötesrummet är bokat för mötet – boka genom att skicka epost till rumsbokningar@hanken.fi

Externa möten med Hankens utrustning

Hankens mötesrum kan inte direkt bokas av externa deltagare. Ifall du ska delta i ett externt möte från ett mötesrum på Hanken, ska du vidarebefordra mötesinbjudan till mötesrummets adress. Observera att bekräftelsen från skickas till den som ordnar mötet, inte den som skickar mötesinbjudan vidare. I mötesinställningarna ska det vara inställt att man får vidarebefordra inbjudan.

Alla möten kräver inte mötesrum

Märk att Office 365 och Teams ger dig möjligheten att boka ett online-möte i Outlook utan att boka mötesrum bokat. De flesta bärbara enheter har tillräckligt bra kamera, högtalare och mikrofon, fast en ordentlig headset eller konferensmikrofon är rekommenderad för att försäkra ljudkvaliteten. Datacentralen lånar ut konferensmikrofoner för tillfälligt bruk.

Ifall du eller den du bjuder till ett möte inte har Teams-klienten installerad, öppnas mötet i webbläsaren i stället.

Alla anställda på Hanken har möjlighet att skapa virtuella mötesrum på Adobe Connect. Du loggar in med Shibboleth på connect.funet.fi. Det är CSC som upprätthåller webbkonferenstjänsten.

Du behöver en dator med webcam och en headset-mikrofon. Ifall det är flera deltagare i ett (fysiskt) rum, behövs en sk. konferensmikrofon. Datacentralen har ett antal konferensmikrofoner att låna ut.

Du kan själv skapa ett eller flera mötesrum för olika ändamål – se till att namnge den “hanken_”, t.ex. hanken_sdc, så rummet är lättare att hitta senare. Samma tjänst används av flera finska universitet och yrkeshögskolor.

Det finns många andra system och program för att ha ett virtuellt möte, bl.a. Skype (inte samma som Skype for Business), Google Hangouts, Apple FaceTime, Zoom, WebEx, BlueJeans m.fl. Dessa stöds inte officiellt av Hanken.

Ifall du ska delta i ett möte med ett system som Hanken inte erbjuder, kontakta it-stödet i god tid.