Kombination av distans- och kontorsarbete kräver mycket planering

Det säger Pernilla Gripenberg, direktör med ansvar för design och leverans på Hanken & SSE, som erbjuder ledarskapsutveckling och strategisk förnyelse till företag och individer. Matti Kukkonen, professor i handelsrätt och prefekt för Institutionen för redovisning på Hanken ser fram emot att byta idéer med kolleger för att hitta de bästa hybridmodellerna för ledarskap.

En del har redan länge sett fram emot att få återvända till kontoret tillsammans med kollegerna medan andra gärna skulle fortsätta jobba hemifrån så mycket som möjligt. Chefer funderar nu på hur de ska engagera de anställda att komma tillbaka eftersom närvaro på arbetsplatsen har många fördelar bland annat i och med att det föds nya idéer i spontana möten och gör skapandet av teamanda och kommunikationen mellan teamen lättare. 

Under distansarbetet har många enligt Gripenberg ändå omvärderat sina liv när det gäller hur man vill leva och jobba, vilket gör att man inte automatiskt kan utgå från att alla vill komma tillbaka som tidigare.

– Det gäller att hitta former att jobba där man kombinerar de bästa delarna av distansarbetet och närarbetet för att skapa något nytt och bättre. För det här finns det inte enbart en lösning som skulle passa alla organisationer, utan arbetsplatser måste fundera skilt för sig vad som passar just dem bäst.

I samband med ledarskapsutbildningarna Gripenberg planerat under pandemin som stöd för distansarbete och distansledarskap har det kommit fram mycket sådant som är nyttigt också när olika hybridmodeller planeras.

– En lärdom är att folk nog jobbar flitigt också hemma, en annan att arbetet och arbetstiden kräver väldigt mycket planering av ledarna för att fungera. Också framöver kommer ledare att få reservera mycket tid för planering för att veta var alla finns, vad som är bäst att sköta ansikte mot ansikte eller online och hur man kan hitta tid för småsaker samtidigt som man planerar långsiktigt.

Självledarskapet har varit viktigt när man jobbat hemma och det här kommer enligt Gripenberg att förbli viktigt för anställda för att planera arbetet och arbetstiden ändamålsenligt.

Hybridmodellerna ger också upphov till alldeles nya frågor.

– Ledarna måste fundera på hur de beaktar diversiteten så att det inte blir ojämlikt mellan de grupperingar som jobbar hemma jämfört med dem som jobbar på kontoret. Det kan till exempel finnas risk för att tråkiga arbetsuppgifter alltid delegeras till dem som är på plats, men å andra sidan kan det också medföra att de har bättre karriärmöjligheter då de alltid är på plats och synliga.

Att hitta ändamålsenlig teknik och planering av hela kontorslandskap är också frågor som just nu är aktuella på arbetsplatserna.

– Tekniken kommer att vara central för att hitta fungerande lösningar för olika evenemang där en del deltar online och andra är på plats. När det gäller att planera lokalerna ser många större organisationer nu över sina utrymmen och kommer att fatta beslut om hurdana lokaler de behöver i framtiden. Det kommer också att behövas tysta rum där man kan ha videokonferenser och det är något som öppna kontorslandskap inte lämpar sig för.

Matti Kukkonen: Bra att bolla idéer

Prefekt och professor Matti Kukkonen är en av dem som är mycket lycklig över att igen vara tillbaka till kontoret.

– Alla behöver förstås inte alltid vara live, men det finns sådant som går lättare att sköta ansikte mot ansikte. Jag har upplevt att speciellt stora möten med 30–40 deltagare är problematiska, eftersom det då lätt händer att en del talar medan andra förblir anonyma. I de här fallen är det inte möjligt att ha koll på vem som verkligen deltar. Dessutom är det svårare att avbryta någon som talar länge online jämfört med om alla är i samma rum.

Kukkonen säger att han lärt sig mycket sådant som är nyttigt under distansarbetstiderna.

– Möten kan till exempel inte vara väldigt långa och man måste planera noga vem som ska presentera och vem som ska kommentera och hurdant bakgrundsmaterial det behövs för att det ska fungera.

Enligt Kukkonen blir det intressant att se hur den nya vardagen formar sig. Själv deltog han i en Hanken& SSE-utbildning om ledarskap under pandemitider våren 2021, där bland annat Gripenberg medverkade och han ansåg att den var mycket nyttig.

– Det är bra att bolla idéer med andra. Vi forskare är ju inte i första hand organisationsledare, utan det är en uppgift som kommer till det andra och som vi hela tiden lär oss av.

Text: Maria Svanström