Före utbytet

Information om hur du ska förbereda dig för din utbytestermin

Efter att du bekräftat att du tar emot din utbytesplats nominerar Hanken dig till ditt värduniversitet, dvs. informerar ditt universitet om att du blivit vald till utbytesstuderande inom ramen för Hankens utbytesprogram. Efter nomineringen kontaktar värduniversitetet studerande med instruktioner hur man ansöker/registrerar sig

Då du tog emot din utbytesplats godkände du också villkoren för utbytet i Mobility Online. Här kan du läsa villkoren för utbytet:

Efter att du fått din utbytesplats ordnas det en förberedande infosession (Exchange Preparation). Tidpunkten för Exchange Preparation meddelas per epost. Det är obligatoriskt att delta. Under den praktiska infosessionen går vi igenom praktiska och administrativa arrangemang före utbytet.

Efter att du bekräftat att du tar emot din utbytesplats nominerar Hanken dig till ditt värduniversitet, dvs. informerar ditt universitet om att du blivit vald till utbytesstuderande inom ramen för Hankens utbytesprogram. Efter att du har blivit nominerad kommer du att få mera information om vad du ska göra för att registrera dig vid/ansöker till värduniversitetet direkt av värduniversitetet eller av internationella koordinatorn vid Hanken. Läs noggrant igenom alla instruktioner du får från ditt värduniversitet och följ deadlines. Följ också kontinuerligt med värduniversitetets hemsidor för inkommande utbytesstuderande.

Medan du väntar på att bli kontaktad av ditt värduniversitet kan du läsa igenom utbytesrapporterna av hankeiter som redan varit på utbyte vid ditt värduniversitet. Du hittar instruktioner nedan under rubriken "Mobility Online Portalen".

Alla ansökningar är olika. Därför är det viktigt att du följer de instruktioner du fått. Du ska ofta fylla i en ansökningsblankett antingen online eller på papper.  Till din ansökan ska du bifoga en del dokument.

De vanligaste dokumenten är:
  • Transcript of records dvs. ett officiellt studieutdrag
  • Certificate of enrolment dvs. ett officiellt närvarointyg
  • Learning Agreement dvs. kursvalsblankett
  • CV, Letter of motivation eller Letter of recommendation. Reservera tid för eventuella rekommendationsbrev av någon professor vid Hanken.
  • Accommodation application dvs. ansökan om studentboende
  • Certificate of Grant eller Certificate of Finance. Du får ett intyg över ditt stipendium från Hanken. Om du behöver ett intyg över dina finanser, kontakta din bank.
  • Certificate of Health dvs. intyg över hälsotillstånd. Intyget kan också kräva en lungröntgen eller ett blodprov. Reservera en tid direkt till Studenthälsovården för hälsogranskningen. 
  • Kopia på försäkring eller europeiskt sjukvårdskort (EHIC).

Om du behöver Hankens underskrift eller stämpel på ansökningsblanketten eller någon av bilagorna ska du kontakta oss i god tid före deadline. Om ansökan ska postas till värduniversitetet är det på ditt eget ansvar att göra det och se till att ansökan är framme i tid. Glöm inte att ta kopior på allt du skickar iväg.

Mobility Online Portalen hittar du information om Hankens partneruniversitet och samt eventuella förhandskrav.

Instruktioner

Instruktioner för hur Mobility Online Portalen används:

  • Välj Study Level, Continent, Country and/or Partner institution.
  • Klicka på Show exchange details
  • För mera information om universitetet klicka på dokument ikonen (display details) bredvid gröna/röda ikonen. Då visas information om bl.a.: nivån på utbytesstudierna (kandidat/magister), studiespråk, kontaktuppgifter, eventuella förhandskrav som måste uppfyllas för att kunna söka till universitetet, antal platser, termins längd, stipendiets storlek etc.
  • För att komma tillbaka till startsidan klicka "Close Window" och sedan "Back to Preselection"
  • fact sheet finns partneruniversitetets egen information till inkommande studerande. Informationen angående t.ex. förhandskrav och språkkrav kan skilja sig från informationen i Mobility Online Portalen. Därför ska du alltid kolla eventuella förhandskrav under Additional Requirements i portalen (inte från fact sheet). Fact sheet finns inte uppladdade för alla universitet.
  • Vissa partneruniversitet tar endast emot utbytesstudierande under höst- eller vårterminen. Under ansökningstiden finns i portalen endast de universitet som tar emot studerande för den terminen som ansökan gäller.

Utbytesrapporter i Mobility Online Portalen

Mobility Online Portalen finns utbytesrapporter från tidigare utbytesstudenter. Så här använder du Mobility Online Portalen för att se utbytesrapporterna:

  • Klicka på "QUESTIONNAIRES" i övre högra hörnet
  • Söka rapporter enligt kontinent, land och partner universitet. Du kan också välja endast enstaka sökkriterier, detta fungerar dock bara enligt kontinent eller land
  • Klicka på Show all existing questionnaires
  • För att se en rapport klicka på dokumentikonen (Open the questionnaire) längst till vänster för den rapport du vill öppna
  • Du kan navigera i rapporten genom att klicka på sidnumren ovan om frågorna och svaren i rapporten, eller genom att klicka Next page
  • För att se rapporten som en pdf och printa eller spara på datorn, klicka Print under svarsfälten
  • För att komma tillbaka till startsidan klicka Close Window och sedan Back to Preselection

Notera att det inte finns utbytesrapporter från nya samarbetsuniversitet innan någon har varit där på utbyte. 

Stipendium

Studerande som får en utbytesplats inom ramen för Hankens utbytesprogram beviljas automatiskt också ett stipendium. Eftersom du får ett stipendium från Hanken förväntar vi att du studerar heltidsstudier vid värduniversitetet (se Terms & Conditions du godkänt för utbytet). Stipendiet utbetalas 1.7 om du åker på utbyte under höstterminen eller 1.12 om du åker på utbyte under vårterminen. Du hittar stipendiesummorna för respektive universitet i Mobility Online Portalen.

Observera

  • du kan ansöka om antingen utbytesplats via Hankens utbytesprogram eller stipendium för utlandspraktik och få enbart ett stipendium från Hanken på samma studienivå
  • du kan inte ansöka om utbytesplats och stipendium för utlandspraktik i samma ansökningsomgång (januari-mars)
  • om du väljer att åka på utbyte på egen hand som en så kallad freemover (dvs. till ett universitet som inte är Hankens samarbetsuniversitet) får du inget stipendium från Hanken.
Utbyte till alla destinationer

Certificate of grant, intyg på engelska över att du är utbytesstuderande och att du får ett stipendium. Detta intyg behöver den som ansöker om visum. Du som inte behöver ansöka om visum ska ta med det till värdlandet och visa det då du anmäler dig till myndigheterna.

Utbyte inom ramen för Erasmus-programmet

Inom ramen för Erasmus-programmet finns det två obligatoriska steg som måste genomföras före utbytesstipendiet kan utbetalas.

  • Grant Agreement: Skriva under Grant Agreement som skickas åt dig per epost i november eller juni. Ur avtalet framgår hur stor del av utbytesstipendiet som finansierats av Europeiska kommissionen. Läs igenom avtalet, signera och ladda upp det i Mobility Online.
  • OLS språktestet: Gör Erasmus+ OLS (Online Linguistic Support) språktestet för att bedöma dina språkkunskaper (normalt i engelska). Inbjudan till testet skickas åt dig per epost från OLS-systemet i november eller juni.
Andra stipendium

Du kan också ansöka om stipendier av organisationer och fonder utanför Hanken. Du kan kolla stipendier via http://fyrk.fi/ där du bl.a. hittar information om Svenska studiefondens stipendier (ansökningsdeadline i februari för utbytesstudier vår- och höstterminen samma år).

Studiestöd från FPA

Du kan få studiestöd för utbytesstudier som räknas till godo i examen. Kom ihåg att meddela FPA om förändringar i ditt studiestöd före du åker på utbyte. Du kan också få bostadstillägg för studier utomlands och större statsgaranti för studielån. Du behöver inte bifoga något intyg över att du är utbytesstuderande om du inte blir ombedd att göra det. Internationella koordinatorn ger information om Hankens utbytesstuderande till FPA.

Erasmus+ tilläggstipendier

Erasmus+ tilläggsstipendium för studerande med familj

Studerande med familj som åker på utbyte till ett samarbetsuniversitet i något EU-land kan få 200 euro/månad i tilläggsmedel. Kravet är att studenten är förälder till ett barn under 18 år. Tilläggsstipendiet kan också beviljas fastän barnen stannar i Finland under utbytet.

Om du vill ansöka om ett tilläggsstipendium ska du kunna bevisa att du är förälder och också fylla i ansökningsblanketten för detta ändamål. Tag kontakt med internationella koordinatorn vid Hanken för mer information.

Erasmus+ tilläggsstipendium för studerande med specialbehov

Om du har någon form av specialbehov eller handikapp så kan du också åka på utbyte. Var i kontakt med internationella koordinatorn i god tid före du ska ansöka om en utbytesplats så att vi kan diskutera vilka samarbetsuniversitet som kunde vara lämpliga för dig. Studerande med specialbehov som åker på utbyte inom ramen för Erasmus+ eller Nordplus programmet kan ansöka om tilläggstipendium för utbytet. Läs informationen som Utbildningsstyrelsen har sammanställt om stöd för mobilitet utan hinder. Du hittar information om vem tilläggsstipendiet är riktat till, hur ansökan går till och själva ansökningsblanketten. Läs också igenom checklistan för internationellt studentutbyte utan hinder. Ansökningsblanketten ska dels fyllas i av dig och också av internationella koordinatorn vid Hanken, som skickar in ansökan till Utbildningsstyrelsen. Utbildningsstyrelsen gör det slutliga beslutet om ett eventuellt tilläggsstipendium.

Utbildningsstyrelsens video om mobilitet utan hinder

Erasmus+ tilläggsbidrag för gröna sätt att resa

I Erasmus+ programmets nya programperiod 2021–2027 betonas speciellt mycket inkludering, digitalisering, grönt tänkande och delaktighet i samhället. Ett sätt att främja grönt tänkande och miljöansvar är till exempel att minska koldioxidavtrycket under utlandsperioderna och genom att i mån av möjlighet använda mer miljövänliga transportmedel. Med hjälp av programmet ökar också deltagarnas och organisationernas miljömedvetenhet och deras engagemang för hållbar utveckling.

Från och med höstterminen 2022 kan studenter som får ett Erasmus+ stipendium även ansöka om ett tilläggsbidrag för gröna sätt att resa till och från värdlandet. Tåg, buss och samåkning med bil räknas som gröna sätt att resa i och med de lägre koldioxidutsläppen. För att underlätta valet av ett långsammare sätt att resa erbjuds för grönt resande ett tilläggsbidrag på 50 euro samt upp till max. fyra dagars resebidrag enligt Europeiska kommissionens taxa beroende på destination (ca 16€/dag). Tilläggsbidraget betalas ut efter utbytet mot ansökan och bevis på de gröna resesätten (biljetter/kvitton). Notera att största delen av resan eller minst den ena riktningen av en tur-returresa skall tillryggaläggas med tåg, buss eller samåkning med bil för att berättiga till extra bidrag.

Ansökan om tilläggsbidrag för gröna sätt att resa
Efter utbytet då du har betalat alla dina resekostnader fyller du i ersättningsblanketten nedan och bifogar biljetter/kvitton. Fyll i fälten under Uppgifter om grönt resande och Resplan. Fältet för projektnummer kan lämnas tomt. Kom även ihåg att signera blanketten.

Skicka sedan blanketten och kvittona till outgoing.mobility(at)hanken.fi. Om du varit på utbyte under höstterminen ska du ansöka om tilläggsbidraget senast 28.2. Om du varit på utbyte under vårterminen ska du ansöka om tilläggsbidraget senast 31.7. Tilläggsstipendiet betalas ut till det konto du angett i Mobility Online.

Du kan läsa mera om Green Erasmus projektet här.

 

Observera att alla som åker på utbyte eller utlandspraktik ska vara närvaroanmälda vid Hanken. Närvaroanmäl dig senast 31.8 för hela läsåret eller bara för höstterminen, eller skilt för vårterminen senast 15.1. Läs mer under Närvaroanmälan.

Learning Agreement

Du har i samband med din ansökan om utbytesplats gjort ett preliminärt kursval. Nu ska du göra ett nytt kursval till det universitet som du ska studera vid, dvs. ett Learning Agreement. Du ska fylla i ditt Learning Agreement i Hankens Mobility Online före du åker på utbyte eller senast i början på utbytesterminen. Om kursvalet kommer för sent har vi ingen möjlighet att påpeka eventuella oklarheter i ditt kursval och det kan redan vara för sent att byta kurser. Därför är det viktigt att du fyller i ditt Learning Agreement så fort som möjligt. Vissa värduniversitet kräver ett kursval redan i samband med ansökan.

Kursvalet ska signeras av dig, internationella koordinatorn vid Hanken och internationella koordinatorn vid värduniversitetet. När Learning Agreement har signerats alla tre parter fungerar det som en garanti för att alla kurser kan tillgodoräknas i din examen på Hanken. Läs mer om tillgodoräkningen här.

Om det sker ändringar i ditt kursval under utbytesterminen ska du uppdatera ditt Learning Agreement genast för att få ändringarna godkända av Hanken. Du kan inte hoppa av en kurs utan att ersätta den med en annan. Du kan heller inte komma hem från ditt utbyte innan du slutfört de kurser som ingår i ditt Learning Agreement. Jobb eller sommarjobb är inte en orsak att komma hem före alla tenter är avlagda. Värduniversitetets tenter går inte att skriva på Hanken.

Vilka och hur många kurser ska jag välja?

Om du åker på utbyte inom kandidatexamen rekommenderar vi att dina utbytesstudier bildar ett biämne (grundstudiehelhet avlagd utomlands). För biämneshelheten krävs att du under utbytet avlagt minst 25 ECTS av vilka minst 15 ECTS är i ekonomiska vetenskaper. Om du åker på utbyte inom magisterexamen brukar utbytesstudierna tillgodoräknas under valfria studier i din examen.

Utgångspunkten är att du kommer att studera ekonomiska vetenskaper under ditt utbyte. Under utbytet är det ändå möjligt att läsa enstaka kurser i t.ex. samhällsvetenskap, psykologi eller andra ämnen som stöder din examen. Hanken har oftast avtal enbart med ekonomiska fakulteter eller businesskolor därför är det heller inte alltid möjligt att ta kurser i andra än ekonomiska vetenskaper. Undvik grundkurser och för många kurser inom ditt huvudämne.

Vi rekommenderar att du väljer en kurs i värdlandets språk (även kultur och historia) för att på så sätt få en bättre inblick i värdlandet. Notera att om du redan studerat språket på Hanken ska språkstudierna vara på en högre nivå än de kurser du avlagt på Hanken.

Deltagande i Hankens utbytesprogram kräver att du avlägger heltidsstudier, vilket i de flesta fall motsvarar 30 ECTS. ECTS står för European Credit Transfer System och 1 ECTS motsvarar en studiepoäng på Hanken. Universitet utanför Europa använder sig av credits. Du kan kolla upp i Mobility Online Portalen vad som anses vara heltidsstudier vid ditt värduniversitet och hur credits översätts till ECTS.

Om dessa villkor inte uppfylls kan det hända att du inte uppfyller kravet på en utlandstermin i kandidatexamen och du kan också vara tvungen att betala tillbaka delar eller hela stipendiet. Notera att om du är sjuk och inte kan delta i en tent under utbytesstudierna måste du kunna intyga detta med ett läkarintyg. Boka en läkartid och ordna med ett läkarintyg omgående om en sådan situation uppstår.

Tillgodoräkning

Det är meningen att alla kurser du avlägger under ditt utbyte ska räknas till godo i examen vid Hanken. Läs mera om Hankens regler för tillgodoräknande av utbytesstudier.

Innan du åker på utbyte kan du sätta in dina planerade utbyteskurser som studieutkast i din studieplan i Sisu. Här är  instruktionerna för studieutkast (observera att du ska göra ett studieutkast per kurs). Efter utbytet ska du sedan ansöka om inkludering av dina avlagda utbyteskurser. Om du har gjort studieutkast gör du ansökan om inkludering via studieutkasten och då dyker kurserna upp direkt i din studieplan när dina inkluderingsansökningar har godkänts. Om du inte har gjort studieutkast måste du själv hålla koll på när dina inkluderingsansökningar godkänts och sedan sätta in kurserna på rätt ställe i din studieplan.

Resebiljetter

Kolla noga värduniversitetets terminsdatum före du bokar din tur/retur biljett. Försäkra dig om att du är på plats vid värduniversitet före introduktionsdagarna för inkommande utbytesstuderande (obligatoriskt). Tentperioden för höstterminen kan vara i januari-mars och för vårterminen i juni-augusti. Tänk på det då du planerar att komma hem för julen eller ett sommarjobb. Värduniversitetets tenter går inte att skriva vid Hanken (eller tvärtom). Utbytet kräver att du tenterar alla kurser vid ditt värduniversitet före du åker hem. Exakta terminsdatum hittar du på ditt värduniversitets webbsidor under academic calendar eller i värduniversitetets Fact sheet i Mobility Online Portalen.

Visum och resedokument

Till en del destinationer behövs ett visum. Var ute i god tid med att ansöka om visum. För att kunna ansöka om visum måste du först bli accepterad till värduniversitetet och få ett Letter of Acceptance (dvs. ett acceptansbrev). Följ värduniversitetets information om hur du ska ansöka om visum. Du kan också läsa den information som ditt värdlands ambassad i Finland har publicerat på sina webbsidor. Observera att till en del destinationer (t.ex. USA) behövs bevis på att du förfogar över en viss penningsumma för att du ska kunna få ett visum för studier. Du kan bevisa med Hankens Certificate of Grant att du är utbytesstuderande och att du får ett stipendium från Hanken.

Se till att ditt pass är i kraft. En del destinationer kräver att ditt pass är i kraft också efter utbytet (ofta 6 månader efter).

Boende

Du hittar information om att ansöka om boende på värduniversitetets webbsidor för inkommande utbytesstuderande och i universitetets Fact sheet i Mobility Online Portalen. Tala med Hanken studerande som tidigare varit på utbyte eller läs utbytesrapporter i Mobility Online Portalen för tips att hitta boende.

Börja ansökningen om bostad eller rum i tid. Vissa universitet har studentrum på campus medan andra universitet endast kan tipsa om bostäder på privata marknaden. Vid många universitet delas studentrum/bostäderna ut på en "first come first served"-basis, du har alltså större chans att få en bostad om du är ute i god tid.

Märk att i vissa städer kan det vara en utmaning att hitta boende. Då kan det vara en bra idé att anlända i god tid före terminsstart för att ordna boende på plats i värdlandet. Om du kommer i kontakt med andra inkommande utbytesstuderande kan det vara enklare och billigare att hyra en lägenhet tillsammans med andra.

Du står själv för boendekostnaderna. Observera att du ska räkna med att betala förskott/garantiavgift för boendet.

Sjukvård och försäkringar

Bekanta dig med hälso- och sjukvård för studerande utomlands. Boende utomlands för studier betraktas oftast som en tillfällig vistelse. Då är du fortfarande sjukförsäkrad i Finland och din rätt till vård bestäms i enlighet med överenskommelserna mellan Finland och destinationslandet. Information om hälso- och sjukvårdstjänsterna enligt land hittar du här. Den landsspecifika informationen hälso- och sjukvårdstjänsterna hjälper dig när du reser utomlands och kan behöva vård vid ett plötsligt insjuknande.

Ta i god tid reda på hälsoläget i ditt värdland och om du behöver vaccinationer för din utbytesdestination. En del vaccin ska tas med flera månaders mellanrum före avfärd, planera alltså in detta i tid. På rokote.fi kan du kolla upp vilka vaccin som krävs/rekommenderas för ditt värdland. Eventuella vaccin kan tas via studenthälsan.  

Du kan läsa landspecifik information om hälso- och sjukvård för studerande utomlands eu-halsovard.fi. På denna sida finns information om hur man ska gå tillväga om man blir sjuk i sitt värdland och om Finland har sjukvårdsavtal med landet i fråga. T.ex. har Finland ett sjukvårdsavtal med Quebec i Kanada och därför kräver universitetet HEC Montréal ett intyg från FPA över finländsk medborgares lagstadgade försäkringsskydd. Utanför Europa har Finland endast enstaka avtal om sjukvård för finska medborgare som tillfälligt vistas i landet. Därför kräver vissa universitet utanför Europa att studerande har en täckande reseförsäkring.

Europeiska sjukvårdskortet (EHIC)

Om du åker på utbyte till ett land som hör till Europeiska unionen ska du ansöka om ett europeiskt sjukvårdskort från FPA.  Eftersom vissa värduniversitet kräver kopia av sjukvårdskortet när du fyller i deras ansökningsblankett, rekommenderar vi att du skaffar dig kortet senast när du fått besked om utbytesplats. Ta med dig sjukvårdskortet då du åker. Det europeiska sjukvårdskortet berättigar till nödvändig medicinsk offentlig vård under en tillfällig vistelse i ett annat EU/EES-land eller Schweiz. Du får vård på samma villkor som landets egen befolkning. Sjukvårdskortet täcker dock inte vård av serviceproducenter som inte omfattas av landets lagstadgade sjukförsäkringssystem. Likaså om du på grund av sjukdom/olycksfall behöver t.ex. specialtransport till Finland så måste du själv stå för kostnaderna. Därför är det viktigt att alltid skaffa en privat reseförsäkring som täcker dylika kostnader.

Hankens försäkring för studerande som omfattas av obligatorisk utlandstermin

Hanken tecknar en försäkring för alla studerande som omfattas av en obligatorisk utlandstermin i kandidatexamen. Försäkringen gäller för den tid du är på utbyte (inklusive några dagar före och efter utbytet) och enbart för resorna till och från utbytesdestinationen. Ifall du planerar att göra privata resor före, under eller efter utbytesterminen så måste du alltså ta ytterligare en försäkring för sådana resor. I försäkringen ingår heller inte resgods eller ansvarsförsäkring.

Vi rekommenderar att alla som åker på utbytesstudier, oberoende av destination, tecknar en egen omfattande försäkring som inkluderar sjukvårds-, olycksfalls-, resgods- och ansvarsförsäkring. Kolla också att din försäkring säkert gäller i alla länder som du eventuellt reser till i samband med din utlandsvistelse.

Läs även utrikesministeriets information om försäkringar.

Då du åker iväg på utbyte är det viktigt att du följer med läget i världen med tanke på t.ex. hälsa (vaccinationer, epidemier), naturkatastrofer och oroligheter samt att du förbereder dig inför en eventuell krissituation utomlands.

Resemeddelande
Läs Utrikesministeriets resemeddelande för ditt värdland. Notera t.ex. den allmänna översikten över hälso- och säkerhetsläget i landet. Följ alltid ministeriets råd gällande att resa till landet.

Reseanmälan
Gör en reseanmälan till utrikesministeriet. Reseanmälan innebär att du ger dina personuppgifter, kontaktuppgifter för resan och andra uppgifter om resan till ministeriet så att de kan kontakta dig vid en nöd- eller krissituation. Dina personliga uppgifter överlämnas aldrig till någon annan än nödvändiga myndigheter.

Ta också reda på den finska ambassadens kontaktuppgifter i ditt värdland eller var den närmaste finska beskickningen finns om Finland inte har en ambassad i det land du åker till. Här hittar du information om Utrikesförvaltningens representationsnätverk. Följ med den finska ambassadens Facebook under ditt utbyte.

Om du inte är finsk medborgare så ska du följa de riktlinjer och instruktioner som utrikesministeriet i ditt hemland ger ut. Kontakta ditt eget lands ambassad för information om hur du kan göra en eventuell reseanmälan via dem. Ta också reda på kontaktuppgifter till ditt hemlands ambassad i ditt värdland.

Observera att det är synnerligen viktigt att du även anmäler dig hos myndigheterna i värdlandet. Instruktioner hur du ska anmäla dig får du av värduniversitetet.

Läs även informationen under följande länkar:
Före utlandsresan

Under utlandsresan

Konsulära tjänster

Utrikesministeriets tjänster för resenärer - broschyr.

Följ med läget i världen:
1. Utrikesministeriet

2. Institutet för hälsa och välfärd

3. World Health Organization

4. European Centre for Disease Prevention and Control

5. Foreign and Commonwealth Office

Ifall du slutligen väljer att tacka nej till en tilldelad utbytesplats på grund av t.ex. terrordåd, epidemi, naturkatastrof eller dylikt, kan Hanken endast i vissa begränsade fall försöka ordna en ny utbytesplats till ett annat universitet där du också uppfyller alla kriterier.

Bifogat nedan hittar du en checklista på saker du ska göra eller tänka på före och under ditt utbyte.