Utbytesansökan

Studerande som ansöker om en utbytesstudieplats måste i enlighet med utbytesprogrammen och de bilaterala avtalen med samarbetsuniversiteten vara behörig för utbytesstudier.

Du hittar behörighetskraven för kandidat- och magisterutbyte på denna sida. 

Ansökan sker online* via Mobility Online Portalen.

*Hanken will use the information you have given on the online application form together with information provided on the related feedback questionnaire, to administer and evaluate the exchange semester. We will only use the information for these purposes. Your personal data will be stored and processed according to the Hanken Privacy Policy: https://www.hanken.fi/privacy. By submitting the online application form, you consent to Hanken processing personal data where this is necessary, for the purposes above.

Före du börjar fylla i online ansökan ska du bekanta dig med anvisningarna, förbereda bilagorna, kontrollera kursutbudet vid de universitet du tänkt ansöka till samt välja 15 samarbetsuniversitet som du kan tänka dig att studera vid. Reservera gott om tid då du fyller i blanketten som består av flera skeden och ska fyllas i på en gång. Förutom att fylla i ansökningsblanketten ska du bifoga följande dokument:

• Resultat från eventuellt avlagt språktest
• Intyg på eventuell studentkårs/studentföreningsaktivitet
• Foto (t.ex. CV-foto)

Utgångspunkten är att din ansökan och dess bilagor är fullständiga när ansökningstiden går ut. Kompletteringar till bilagorna efter ansökningstiden gått ut kan endast beaktas om:

• kompletteringarna gjorts i online ansökningssystemet Mobility Online https://www.service4mobility.com/europe/LoginServlet och
• du skriftligen meddelat Internationella koordinatorn om kompletteringen och
• kompletteringarna gjorts senast en vecka efter att ansökningstiden gått ut.

Steg för steg anvisningar

Ansökan fylls i på engelska och anvisningarna är grupperade enligt blankettens struktur. Observera att du ska fylla i hela ansökan på en gång.

Till ansökningsblanketten kommer du via Mobility Online Portalen. Sök på det samarbetsuniversitet som du vill ha som första alternativ och klicka på den gröna ikonen längst till vänster. Det för dig till Haka-identifieringstjänsten. Välj "Hanken Svenska handelshögskolan" från drop-menyn och tryck "Välj". I följande fönster som öppnas ska du logga in med ditt Hanken användar-ID och lösenord. Efter det kommer du till ansökningsblanketten i vilken en del av informationen tagits direkt från Sisu. Ifall du av någon anledning inte kommer åt informationen i Mobility Online Portalen ska du tömma webbläsarens minne eller byta webbläsare.

A. Information concerning the application

• Exchange programme, Academic Year och Semester fylls i automatiskt enligt ditt första val av värduniversitet.

B. Personal information

• Matriculation number, Last name, First name, E-mail Address, Date of Birth, Gender och Nationality fylls i automatiskt.
• Fyll i Place and country of birth och Age

C. Information concerning current studies at Hanken

• Country of Sending Institution, Sending Institution och Campus fylls i automatiskt.
• Vid steget Major Subject ska du välja ditt huvudämne vid Hanken ur rullgardinsmenyn (dropdown meny)
• Vid steget Current Level of Studies ska du kruxa för om du för tillfället är kandidat- eller magisterstuderande. 
• Vid alternativet Exam kan du ange om du före ansökningstidens utgång tenterat en grundkurs i ekonomiska vetenskaper eller en behörighetsgivande språkkurs, som ännu inte syns på ditt studieutdrag. Du ska även fylla i när du skrivit tenten och vilken grundkurs det är frågan om. Observera att du själv måste informera internationella koordinatorn då resultatet kommit. Resultatet beaktas inte i rankningen om tenten är skriven efter 31.5 eller 31.12 utan är endast behörighetsgivande (om du är godkänd i tenten). Läs mera om vilka regler som gäller vid fördelningen av utbytesplatser under Behörighetskrav.
• Under Number of higher education years at HANKEN prior to the exchange period ska du uppge hur många hela år du studerat före du åker på utbyte.
• Besvara frågorna som berör tidigare utbytesstudier/praktik, studentkårsaktivitet och frånvaro.

D. Information concerning the stay abroad

• Du ska fylla i 15 universitet i prioritetsordning i online ansökan. Planera noga vart du vill åka - vi utgår från att du verkligen vill åka till de angivna alternativen. Ifall du inte kan få det först prioriterade alternativet, försöker vi placera dig till det andra osv. Genom att fylla i 15 alternativ kan du bäst påverka var du tillbringar din utbytestermin. Efter att du skickat in din ansökan kan du inte längre ändra dina utbytesalternativ eller alternativens ordning. Märk också att efter att du beviljats en utbytesplats kan inte beslutet mera ändras.
• Kriterierna för studier vid samarbetsuniversiteten kan ändra från termin till termin, t.ex. angående förkunskaper, språkkunskaper, studienivå, vad man kan studera vid universitetet etc.
• Notera också att en del universitet har en kvantitativ inriktning, där studerande kan välja kurser främst i nationalekonomi eller finansiering. Detta kan vara fallet också vid universitet där det tidigare varit möjligt att studera också andra ämnen. Kontrollera alltså noggrant i Mobility Online portalen vad som gäller för respektive universitet i just den här ansökningsomgången.
• Vid en del samarbetsuniversitet är det enbart möjligt att studera på antingen "Undergraduate" (d.v.s. på kandidat) eller "Postgraduate/graduate" (d.v.s. magister) nivå. Märk att studerande på kandidatnivå inte kan tilldelas en utbytesplats vid ett universitet, som endast erbjuder kurser på magisternivå. Notera också att vissa universitet tar emot studenter t.ex. endast på höstterminen eller endast på vårterminen. Mera information om studierna vid de olika universiteten hittar du i Mobility Online Portalen.
• De tio första alternativen kan du välja från en lista i online ansökan, då du fyller i de fem övriga alternativen ska du skriva ut universitetens hela namn. För att undvika missförstånd ska du kopiera universitetens namn från listan som finns under Samarbetsuniversitet.
• Du ska själv följa med det världspolitiska läget och med tanke på det själv avgöra om du vill åka på utbyte till vissa länder. Ifall du slutligen väljer att tacka nej till en tilldelad utbytesplats på grund av t.ex. en naturkatastrof, kan Hanken endast i vissa begränsade fall försöka ordna en ny utbytesplats till ett annat land/universitet.
• Notera att om en obligatorisk utlandstermin ingår i din examen, ingår utbytet som en del av din kandidatexamen även om du kommit längre i dina studier. Om du tänkt ansöka om utbyte en andra gång så kan du göra det inom ramen för magisterstudierna. Notera att utbyte på magisternivå kräver en kandidatexamen. För att kunna ansöka om utbytesplats en andra gång ska du ha tagit ut din kandidatexamen eller ta ut din kandidatexamen senast i den följande betygsutdelningen efter att utbytesresultatet publicerats. Tänk också på att utbytesstudierna ska ingå i din examen och inte förlänga studietiden. Du hittar Hankens behörighetskrav för utbytesstudier på magisternivå under Behörighetskrav.
• Stay from och Stay to d.v.s. terminsdatumen för partneruniversitetet, ska fyllas i för de tio första alternativen. Terminsdatumen hittar du på samarbetsuniversitetets webbsidor under academic calendar,  Fact sheet i Mobility Online Portalen eller riktgivande datum i terminsplanen nedan.

Datum för terminerna vid samarbetsuniversiteten är i den bifogade tabellen endast riktgivande, den aktuella informationen finns alltid på samarbetsuniversitetens hemsidor eller fact sheets i Mobility Online Portalen.

Observera att terminsindelningen ofta är en annan än vid Hanken, t.ex. höstterminen kan börja senare och gå över på det nya året.

Tentperioden kan vara i januari-mars (för studierna under höstterminen) och i juli-augusti (för studierna under vårterminen).

Du ska tenterar alla kurser vid ditt värduniversitet före du åker hem. Observera alltså detta i din planering av utlandsstudierna.

E. Language competence

• Här ska du uppge ditt modersmål, på vilket språk du studerar vid Hanken, om du avlagt eventuella språktest och när du avlagt dem, samt språket på vilket undervisning ges vid partneruniversitetet.

F. Contact person in case of emergency

G. Other information - kontrollera och bekräfta att uppgifterna du uppgett stämmer.

SKICKA ANSÖKAN

Efter att du fyllt i punkt A-G ska du skicka iväg din ansökan genom att trycka på Send Application. Märk att du kan inte längre ändra alternativen efter att du tryckt Send Application.

Logga in i Mobility Online

Då du skickat iväg din ansökan kommer du att få ett e-post meddelande. I meddelandet uppmanas du fylla i dina personuppgifter i Mobility Online samt ladda upp bilagor till din ansökan. Du når Mobility Online genom att klicka på länken längst ner i e-post meddelandet. Fyll i ditt matrikelnummer som användar-ID och tryck på "Log In" (du behöver inte fylla i något lösenord). Tjänsten för dig vidare till Haka-identifieringstjänsten där du loggar in med ditt Hanken användar-ID och lösenord.

När du kommit in i Mobility Online ska du först fylla i steget Personal Details. Klicka på Complete personal data för att fylla i dina personuppgifter.  Fyll i ditt IBAN nummer enligt detta exempel: FI1212341234123412 och din BIC/SWIFT enligt detta exempel: ABCDEFGHXXX.

Därefter ska du fylla i steget Planned courses at the host institution. Klicka på Enter the planned course choise och fyll i ditt preliminära kursval för det första alternativet. Du ska fylla i kursens namn och antal studiepoäng per kurs. Tryck på Create för att spara kursvalet. Om du vill göra ändringar i kursvalet efter att du sparat det trycker du på Edit, gör ändringarna och trycker på Save.

Mera information om hur många kurser eller antalet studiepoäng som krävs för heltidsstudier vid de olika universiteten hittar du i Mobility Online Portalen. Välj kurserna på basis av den information som finns att tillgå under innevarande läsår. Även om kursvalet behövs endast för ditt första alternativ, ska du också bekanta dig med kursutbudet vid de andra universiteten du ansöker till.

Ladda upp bilagor för att slutföra din ansökan

Alla meriter du vill åberopa i din ansökan ska vara dokumenterade och bilagor som du endast har i pappersformat skall skannas så att de kan bifogas. Ladda upp de bilagor som behövs för att komplettera din ansökan enligt anvisningarna nedan:

Foto (t.ex. ett CV-foto)

• Bilden ska vara högst 500x500 pixel

Resultat från eventuellt språktest

• Vissa värduniversitet kräver att utbytesstudenterna utfört ett språktest, t.ex. TOEFL eller IELTS, se infon vid respektive universitet i Mobility Online Portalen. Ansöker du om att studera vid ett sådant universitet skall du före ansökningstidens utgång utföra ett test. Be testarrangören skicka resultatet direkt till Hanken eller bifoga ett intyg t.ex. som ett skannat dokument. Om du inte hinner få testresultatet före ansökningstidens utgång ska du meddela internationella koordinatorn genast när du fått det. Test som skrivits efter ansökningstidens utgång beaktas ej.

Intyg på eventuell studentkårsverksamhet

• Tidskrävande och ansvarsfull studentkårsverksamhet ger extra poäng då din ansökan behandlas. I dokumentet Behörighetskrav och urvalsprocess för utbytesstudier vid Svenska handelshögskolans samarbetsuniversitet hittar du de uppdrag som ger extra poäng. Intyget bifogas som skannat dokument. Intyg på studentkårsaktivitet begärs per e-post från Studentkårens generalsekreterare i Helsingfors eller från Studentföreningens ordförande i Vasa.

Du behöver inte ladda upp ett studieutdrag

• Internationella koordinatorn tar ut studieutdraget direkt från SISU så du behöver inte be om ett från Studentservice.

Anvisningar för hur bilagorna bifogas till ansökan:

• Bilaga 1: Tryck på Upload Certificate of English Proficiency (om det krävs för ditt val av värduniversitet). Sedan bifogar du din första bilaga (File), trycker på Create och sedan på Back to general overview.
• Övriga bilagor: Bifoga övriga bilagor som bilaga 1, men tryck då på Upload Student Association participation certificate och Upload CV photo.

När din ansökan är klar får du ett e-post meddelande som bekräftelse samt en sammanfattning av din ansökan.

Urvalsprocessen för utbytesstudier vid Hankens samarbetsuniversitet administreras av internationella koordinatorn. Internationella koordinatorn presenterar utbytesansökningarna för Arbetsgruppen för studentmobilitet, som består av lärarrepresentanter från alla institutioner, administrativ personal och studerandrepresentanter. Efter att arbetsgruppen för studentmobilitet gått igenom rankningen av behöriga studerande är det rektor som gör det slutliga beslutet om fördelningen av utbytesplatserna. Rektors beslut kan inte ändras.

Resultaten över tilldelade utbytesplatser finns i slutet på mars för ansökningsomgången i januari och i slutet på augusti/början på september för ansökningsomgången i juni.

Alla sökande meddelas per e-post om resultatet.

Därefter ska du bekräfta att du tar emot platsen eller inte. Du har några dagar på dig att göra detta. Efter det nominerar koordinatorn dig till ditt värduniversitet.

Var beredd på att du i samband med nomineringen kan bli ombedd att på kort varsel skicka olika dokument (t.ex. CV eller Letter of Motivation) till internationella koordinatorn.