Hur förbereder jag mig?

Share page with AddThis
Förbered dig för ditt utbyte

#Förbered dig för ditt utbyte
#Stipendier
#Ansökan/registrering till värduniversitetet
#Ta reda på terminsdatum vid ditt värduniversitet
#Visum
#Intyg över ditt hälsotillstånd och eventuella vaccinationer
#Kursval
#Heltidsstudier under utbytet
#Att söka bostad/rum i värdlandet
#Ett antal blanketter du får från Hanken
#Förbered dig för en krissituation och gör en reseanmälan
#Läs utrikesministeriets råd inför en resa
#Följ med läget i världen
#Försäkringar
#Närvaroanmäl dig vid Hanken före utbytet
#Information om Hanken
#Ansökan om studiestöd
#Checklista

Förbered dig för ditt utbyte

Efter att du bekräftat att du tar emot din utbytesplats nominerar internationella koordinatorn vid Hanken dig till ditt värduniversitet. Därefter blir du småningom kontaktad direkt av ditt värduniversitet eller av internationella koordinatorn vid Hanken som ger dig information om hur du ska anmäla dig till värduniversitet. Ibland får du även information om hur du kan ordna boende och eventuellt annat du ska tänka på. Läs noggrannt igenom alla instruktioner du får från ditt värduniversitet och följ alla deadlines.

Det är viktigt att du följer med läget i världen och att du gör en reseanmälan till utrikesministeriet före du åker iväg. Försäkra dig om att du är medveten om säkerheten och hälsoläget i det land du ska åka till och att du följer de råd finska myndigheter ger angående resor till landet. Det är också viktigt att du vet hur du ska agera i en eventuell krissituation. Läs mer om bl.a. detta under respektive rubrik ovan. Allra sist hittar du en checklista med vad du ska tänka på före, under och efter utbytet.

Men börja med att:

  • delta i den förberedande workshopen (behandlar bl.a. kulturshock) och det praktiska infomötet som ordnas av internationella koordinatorn vid Hanken. Både workshop'en och infomötet ordnas efter att du fått din utbytesplats och är delar av utlandsterminen. Det är således obligatoriskt att delta i dem.
  • bekanta dig med infon för inkommande utbytesstuderande som finns på ditt värduniversitets webbsidor
  • läs igenom de utbytesrapporter som hankeiter som redan varit på utbyte skrivit. Genom att läsa dem får du nyttig information om hur du t.ex. ordnar boende i värdlandet och annat praktiskt. Utbytesrapporterna hittar du på webben under Utbytesrapporter.
  • läs om värdlandets utbildningssystem. CIMO har publicerat rapporter om utbildningssytem i olika länder där det också finns annan nyttig information för den som åker till ett annat land för att studera. Rapporterna hittar du under maatieto.net

Stipendier

Då du fått en utbytesplats till något av Hankens samarbetsuniversitet får du också automatiskt ett stipendium. Hankens stipendium för utbytesstudier betalas ut i början av juli för dem som åker till universitet utanför Europa där terminen börjar i juli och augusti. För övrigt betalas stipendiet ut 1.9 för dig som åker på utbyte under höstterminen och 15.12 för dig som åker på vårterminen.

Utbytesstudier vid Hankens samarbetsuniversitet förutsätter att du studerar heltid, dvs. avlägger den kursmängd som är heltidsstudier vid värduniversitetet under en termin.

För att finansiera dina utbytesstudier kan du även ansöka om andra lediganslagna stipendier utanför Hanken. En sammansällning av olika stipendiemöjligheter hittar du på Fyrk.fi

Ansökan/registrering till värduniversitetet

Efter att du bekräftat att du tar emot din utbytesplats nominerar Hanken dig till ditt värduniversitet, dvs. informerar ditt värduniversitet om att du blivit vald inom ramen för Hankens utbytesprogram. Efter det kommer du att få mera information om vad du ska göra för att registrera dig vid värduniversitetet och vilka blanketter du ska fylla i. Informationen får du direkt av ditt värduniversitet eller av internationella koordinatorn vid Hanken. Följ ändå kontinuerligt med värduniversitetets hemsidor för information om registrering, kurser, bostad osv. så att du vet vilka dokument du ska ha klara att skicka iväg före en deadline.

Till registreringen/ansökningen ska du oftast bifoga en del dokument såsom

  • kursvalsblankett
  • CV
  • letter of motivation
  • ansökan om studentboende
  • eventuell ansökan om visum
  • bevis på försäkring
  • kopia över ditt europeiska sjukvårdskort (utbyte i ett EU-land) som du ska ansöka om från FPA.
  • intyg över hälsotillståndet och t.o.m. HIV-intyg (oftast universitet utanför EU)

Reservera tid till Studenthälsovården för eventuella hälso- och HIV-intyg. Ta också reda på vilka vaccinationer du eventuellt behöver för vistelse i ditt värdland.

Läs igenom ansökningsanvisningarna noggrant, fyll i blanketterna och skicka dem omgående tillbaka (enbart i särskilda fall skickar Hanken dem åt dig). Till en del universitet ska du först ansöka/registrera dig online innan du skickar iväg blanketter och bilagor per post. Reservera åtminstone en vecka för postgången inom Europa - ibland tar postgången längre tid än väntat. Glöm inte att ta kopior på allt du skickar iväg (tyvärr kan Hanken inte ta dessa kopior åt dig)!

Ta reda på terminsdatum vid ditt värduniversitet

Kolla noga värduniversitetets terminer före du bokar din tur/retur biljett! Försäkra dig om att du vet när ditt värduniversitet ordnar introduktionsdagar för inkommande utbytesstuderande. Du måste delta i denna introduktion! Tentperiod för höstterminen kan vara i januari eller till och med till slutet av februari/början av mars. Om du kommer hem till julen måste du alltså åka tillbaka för att tentera efter julen. Tänk på det då du planerar eventuella jobb eller annat program efter utbytet. Värduniversitetets tenter går inte att skriva vid Hanken (eller tvärtom). Utbytet kräver att du tenterar alla kurser vid ditt värduniversitet före du åker hem.

Exakta terminsdatum hittar du på ditt värduniversitets webbsidor, ofta under academic calendar eller i värduniversitetets fact sheet (finns i Mobility Online portalen för nästan alla universitet).

Visum

Till en del destinationer behövs visum. För att kunna ansöka om visum måste du först få ett letter of acceptance (dvs ett bevis på att de tar emot dig som studerande) från ditt värduniversitet. Detta letter of acceptance skickar värduniversitetet till dig efter att du skickat in din ansökan/registrering. Läs värduniversitetets information om hur du ska ansöka om visum.

Du kan också läsa den information som ditt värdlands ambassad i Finland har publicerat på sina webbsidor så att du har alla dokument som behövs för din visumansökan färdiga då du fått ditt letter of acceptance . Ibland kräver ambassaden att du personligen lämnar in visumansökan, så var förberedd på detta särskilt om du inte bor nära ambassaden. Observera att till en del destinationer (t ex USA) behövs bevis på att du förfogar över en viss penningsumma för att du ska kunna få ett visum för studier.

Det kan ta tid att få detta visum, var alltså ute i god tid!

Intyg över ditt hälsotillstånd och eventuella vaccinationer

En del universitet utanför Europa kräver också ett intyg över ditt hälsotillstånd och detta intyg ska bifogas din registrering/ansökan. Beställ tid för en hälsogranskning till Studenthälsan (eller till privat läkare om du är sent ute) och be att få intyget på engelska.
Ta i god tid reda på hälsoläget i ditt värdland och om du behöver vaccinationer för din utbytesdestination. En del vaccin ska tas med flera månaders mellanrum före avfärd, planera alltså in detta i tid.

Kursval (learning agreement)

Du har i samband med din ansökan om utbytesplats gjort ett preliminärt kursval. Nu ska du göra ett nytt kursval till det universitet som du ska studera vid. Kursvalet heter på engelska learning agreement. Till många universitet ska du i samband med din ansökan/registrering också bifoga eller ladda upp ditt kursval. Till andra universitet ska du skicka kursvalet per post tillsammans med ansökan och till en del universitet gör du kursvalet först när du är på plats.

Kursvalet ska signeras förutom av a) dig också av b) internationella koordinatorn vid Hanken och c) av internationella koordinatorn vid ditt värduniversitet. Oberoende i vilket skede du gör ditt kursval och lämnar in det till ditt värduniversitet ska det alltid också laddas upp i Mobility Online. Det här ska du göra allra senast då du anlänt till värduniversitetet och gjort ditt slutliga kursval och då det är signerat av alla parter. Internationella koordinatorn vid Hanken godkänner därefter kursvalet i Mobility Online.

Om du måste göra ändringar i ditt learning agreement ska du vara i kontakt med internationella koordinatorn vid Hanken via adressen outgoing.mobility(at)hanken.fi och därefter ladda upp ett uppdaterat learning agreement i Mobility Online.

Utgångspunkten är att du kommer att studera ekonomiska vetenskaper under ditt utbyte. Under utbytet är det ändå möjligt att läsa enstaka kurser i t.ex. samhällsvetenskap, psykologi eller andra ämnen som stöder din examen. Vi rekommenderar också att du om möjligt läser en kurs i t.ex. värdlandets kultur och historia. Hanken har oftast avtal enbart med den ekonomiska fakulteten vid värduniversitetet, därför är det heller inte alltid möjligt att ta kurser vid andra fakulteter.

Om värdlandets språk är helt nytt för dej eller du åker till ett land var språk inte undervisas vid Hanken, rekommenderar vi att du väljer en kurs i språket för att på så sätt få en inblick i värdlandets språk och kultur. Sådana kurser kan räknas tillgodo vid Hanken (t.ex. holländska, kinesiska, franska om du inte tidigare läst språket vid Hanken). Även om du redan på Hanken avlagt kurser i landets språk kan det för din språkutveckling vara bra att delta i en språkkurs, men notera att du får kurser i detta språk till godo bara ifall språkstudierna under utbytet är på en högre nivå än kursen i språket som du avlagt på Hanken.

Heltidsstudier under utbytet

Du ska studera heltid under ditt utbyte, dvs välja och avlägga kurser för 30 studiepoäng. Du kan checka den krävda arbetsmängden (antal credits eller antal kurser) för varje partneruniversitet i Mobility Online Portalen.

Att studera heltid betyder vid en del universitet att du ska avlägga 4 kurser per termin, vid andra universitet är den förväntade arbetsmängden 5 eller 6 kurser per termin eller t o m 8-10 kurser. Vid europeiska och nordiska universitet ska du välja kurser för 30 ECTS. I Europa kallas studiepoäng för ECTS. ECTS står för European Credit Transfer and Accumulation System och är ett studiepoängssystem som ska underlätta överföringen av studier mellan universitet. 1 ECTS motsvarar en studiepoäng vid Hanken. Utanför Europa brukar antal "credits" vara mellan 12 och 18 per termin beroende på om du studerar på kandidat- eller magisternivå

Du kan alltså inte välja enbart 3 kurser vid värduniversitetet ifall den normala arbetsmängden är 4. Du kan inte heller välja bort en kurs med motiveringen att du inte behöver den i din examen eller att det inte fanns tillräckligt med bra kurser. Deltagande i utbytesprogrammet förutsätter heltidsstudier, vare sig du behöver kurserna eller inte. I samband med att du bekräftade att du tar emot din utbytesplats har du också godkänt villkoren för att erhålla ett utbytesstipendium (dvs att du deltar i de förberedande workshoparna, studerar heltid, tenterar allt innan du återvänder hem och skriver en rapport om din utbytestermin). Om dessa vilkor inte uppfylls kan det hända att du inte uppfyller kravet på en utlandstermin i kandiatexamen och du kan också vara tvungen att betala tillbaka delar eller hela stipendiet.

Notera att om du är sjuk och inte kan delta i en tent under utbytesstudierna måste du kunna intyga detta med ett läkarintyg. Boka en läkartid och ordna med ett läkarintyg omgående om en sådan situation uppstår.

Det är meningen att alla kurser du avlägger under ditt utbyte ska räknas till godo i examen vid Hanken. Läs mera om Hankens regler för tillgodoräknande av utbytesstudier.

Om du åker på utbyte inom kandidatexamen rekommenderar vi att dina utbytesstudier bildar ett biämne, Studies Abroad. För biämneshelheten krävs att du under utbytet avlagt minst 25 ECTS av vilka minst 15 ECTS är i ekonomiska vetenskaper.  Men du kan också planera dina utbytesstudier på annat sätt. Läs mer om kandidatexamens struktur och hur utlandsterminen kan räknas till godo.

Då du planerar din utbytestermin ska du beakta hela terminen (orientation days i början och alla tenter i slutet av terminen) före du bokar returresan hem. Vänligen tänk på detta då du planerar in eventuella jobb eller sommarjobb. Du måste åka tillbaka till värduniversitetet efter julen om tentperioden är i januari-februari. Och du kan inte komma hem för att börja jobba första juni om tentperioden är i juni. Det går inte att tenta värduniversitetets tenter vid Hanken.

Att söka bostad/rum i värdlandet

Läs redan nu på värduniversitetets webbsidor för inkommande utbytesstuderande och titta i universitetets fact sheet i MobilityOnline portalen hur du kan ansöka om bostad. Du kan också få tips om boendet i de Utbytesrapporter hankeiter har skrivit över sitt utbyte. Äldre rapporter finns samlade i pappersform i pärmar i Studieverkstaden i Helsingfors och i tidningsläsesalen i Vasa.

Värduniversitetet kan erbjuda dig att ansöka om ett studentrum på campus eller att hjälpa dig att få en bostad på den privata marknaden, antingen för att bo ensam eller tillsammans med andra. I en del fall får du enbart adresser till någon organisation eller förmedlingsbyrå eller till en person som förmedlar bostäder, och du förutsätts kontakta dessa direkt själv.

Observera eventuella ansökningstider! Och börja ansökningen om bostad eller rum i tid! Vid många universitet delas studentrum/bostäderna ut på en "first come first served" basis, du har alltså större chans att få en bostad där du önskar bo om du är ute i god tid.

En del universitet uppmanar sina inkommande utbytesstuderande att via värduniversitetets facebook för inkommande utbytesstuderande försöka komma i kontakt med andra studerande som också söker bostad. Det kan vara enklare och billigare att hyra en lägenhet tillsammans med andra. Till en del värduniversitet är det bra att anlända i god tid (till och med någon vecka) före terminsstart för att ordna boendet före studierna börjar. I många universitetsstäder är boendet en utmaning så reservera vid behov tid för att åka iväg lite tidigare.


HousingAnywhere.com är en platform genom vilken utbytesstuderande kan hyra ut sin bostad i hemlandet under utbytestiden samt hitta boende utomlands för sin utbytestermin. HousingAnywhere.com är ett studentinitiativ skapat av studenter vid RSM Erasmus University Rotterdam. HousingAnywhere.com är en ideell organisation och endast studenter kan registrera sig på platformen. Genom HousingAnywhere.com kan du hyra ut din bostad åt en inkommande utbytesstuderande för tiden som du studerar utomlands och på motsvarande sätt kan du genom platformen även hitta boende för din utbytestermin. Läs mera på HousingAnywhere.com.

Du står själv för boendekostnaderna. Observera att du ska räkna med att betala förskott/garantiavgift för boendet.

Ett antal blanketter du får från Hanken

Internationella koordinatorn vid Hanken kommer att skicka dig per e-post följande blanketter (i juni för dig som åker på utbyte under höstterminen och i november för dig som åker på utbyte under vårterminen):

Utbyte till alla destinationer:

  • Intyg på engelska över att du är utbytesstuderande och att du får ett stipendium. Detta intyg behöver den som ansöker om visum (fås då i maj/oktober). Du som inte behöver ansöka om visum ska ta med det till värdlandet och visa det då du anmäler dig till myndigheterna.

Utbyte inom ramen för Erasmus-programmet (EU-länder, Norge):

  • Bekräftelse om mottagande av Erasmus-stipendium. Studerande som åker på utbyte inom EU, dvs inom ERASMUS-programmet, kommer även att få Erasmus-blanketten "Bekräftelse om mottagande av Erasmus-stipendium", som visar den summa du får från Erasmus-programmet för ditt utbyte. Fyll i, signera och ladda upp den i Mobility-Online inom utsatt tid. Stipendiet betalas ut 1.9 respektive 15.12 förutsatt att du signerat och returnerat blanketten i tid. Erasmus-reglerna kräver att du signerar en dylik blankett som bevis på att du erhållit ett Erasmus-stipendium. Mera information framkommer i e-mailet som du får. Ifall du inte får en Erasmus-blankett så betyder det bara att du får ditt stipendium ur andra källor än Erasmus-programmet. Du är förstås ändå en Erasmus-studerande om du åker på utbyte inom EU. Notera att vi har Erasmus-avtal även med en del nordiska samarbetsuniversitet.
     
  • Erasmus Student Charter. Du som åker inom ERASMUS-programmet (dvs inom Europa) kommer även att få en "Erasmus Student Charter". Denna Charter specificerar dina rättigheter och skyldigheter som Erasmus-utbytesstuderande.

Förbered dig för en krissituation och gör en reseanmälan

Utrikesministeriet upprätthåller information om hälso- och säkerhetsläget i olika länder i form av resemeddelanden. Läs informationen som gäller ditt värdland och följ alltid ministeriets råd gällande att resa just till det landet.

Förebered dig för en krissituation och gör en reseanmälan till Utrikesministeriet. Då kan de kontakta dig vid en krissituation.

Finländska medborgare: här kan du göra din reseanmälan till Utrikesministeriet. Reseanmälan innebär att du ger dina personuppgifter, kontaktuppgifter för resan och andra uppgifter om resan till ministeriet så att de kan kontakta dig vid en nöd- eller krissituation. Dina personliga uppgifter överlämnas aldrig till någon annan än nödvändiga myndigheter. Det är lätt att göra en reseanmälan eftersom den görs behändigt antingen på internet eller genom att skicka ett textmeddelande.

Ta också reda på den finska ambassadens kontaktuppgifter i ditt värdland eller var den närmaste finska beskickningen finns om Finland inte har en ambassad i det land du åker till. Du hittar Finlands ambassader utomlands på Utrikesministeriets sidor om beskickningar. Följ gärna också med den finska ambassadens facebook under ditt utbyte.

Observera att det är synnerligen viktigt att du även anmäler dig hos myndigheterna i värdlandet. Instruktioner hur du ska anmäla dig får du av värduniversitetet.

Utländska medborgare i Finland: Kontakta ditt eget lands ambassad för information om hur du kan göra en eventuell reseanmälan via dem. Ta också reda på kontaktuppgifter till ditt hemlands ambassad i ditt värdland och följ med ambassadens facebook under utbytet.

Observera att det är synnerligen viktigt att du även anmäler dig hos myndigheterna i värdlandet. Instruktioner hur du ska anmäla dig får du av värduniversitetet.

Läs utrikesministeriets råd inför en resa

På Utrikesministeriets webbsidor hittar du information som är bra att läsa igenom då du planerar en resa, t ex om säkerhet, hälsa, reseförsäkring, krissituation utomlands, i vilka situationer du kan få hjälp av ambassaden etc. Läs tips för en säker resa och broschyren "Utrikesministeriets tjänster för resenärer".

Läs även informationen under följande länkar:

Följ med läget i världen

Läs om ditt värdland och dess hälsoläge (behövs vaccinationer?) och säkerhet och följ med läget i världen med tanke på t ex naturkatastrofer, oroligheter och epidemier och kolla vilka rekommendationer finska myndigheter ger för resor till olika länder före du åker iväg:

1. Utrikesministeriet  - Resande och länder - Resemeddelanden - välj land
Du kan också titta på andra länders resemeddelanden genom att välja länken Andra länders resemeddelanden. Följ alltid utrikesministeriets råd!

Du kan även följa med information om läget i världen via dessa adresser:

2. Social- och hälsovårdsministeriet

3. Institutet för hälsa och välfärd

4. World Health Organization

5. Foreign and Commonwealth Office

Ifall du slutligen väljer att tacka nej till en tilldelad utbytesplats på grund av t ex terrordåd, epidemi, naturkatastrof eller dylikt, kan Hanken med beaktande av mottagaruniversitetets registreringstidtabell endast i vissa begränsade fall försöka ordna en ny utbytesplats till ett annat universitet/land där du också uppfyller alla kriterier.

Försäkringar

Destinationer inom EU
Om du åker på utbyte till ett land som hör till Europeiska Unionen ska du ansöka om ett europeiskt sjukvårdskort från FPA. Eftersom vissa värduniversitet kräver kopia av sjukvårdskortet när du fyller i deras ansökningsblankett, rekommenderar vi att du skaffar dig kortet senast när du fått besked om utbytesplats. Ta med dig sjukvårdskortet då du åker.

Det europeiska sjukvårdskortet berättigar främst till nödvändig medicinsk offentlig vård under en tillfällig vistelse i ett annat EU/EES-land eller Schweiz. Man får alltså vård på samma villkor som landets egen befolkning. (Kolla upp vilka specifika bestämmelser som gäller i det land du ska åka till genom att läsa Om du insjuknar utomlands på FPAs webbsidor). Sjukvårdskortet täcker dock inte vård av serviceproducenter som inte omfattas av landets lagstadgade sjukförsäkringssystem. Likaså om du på grund av sjukdom/olycksfall behöver t.ex. specialtransport till Finland så måste du själv stå för kostnaderna. Därför är det viktigt att alltid skaffa en privat reseförsäkring som täcker dylika kostnader.

På FPAs webbsidor hittar du svar på vanliga frågor om europeiska sjukvårdskortet.

Destinationer utanför EU
Utanför Europa har Finland endast enstaka avtal om sjukvård för finska medborgare som tillfälligt vistas i landet. Ta reda på hur sjukvården ordnas i det land du är på väg till genom att läsa på FPAs webbsidor Om du insjuknar utomlands -> Andra länder.

Om du åker till ett land utanför Europa så är det mycket viktigt att du kollar upp ditt försäkringsskydd. Det försäkringsskydd en del universitet kräver är inte alltid tillräckligt täckande för fullgott skydd ifall av sjukdom eller olycksfall. Kontakta ditt eget försäkringsbolag och kontrollera att du får en omfattande försäkring. Tänk också på ansvarsförsäkring.

Hankens försäkring för de som omfattas av en obligatorisk utlandstermin
Hanken tecknar en försäkring för alla studerande som omfattas av en obligatorisk utlandstermin i kandidatexamen. Försäkringen gäller för den tid du är på utbyte (inklusive några dagar före och efter utbytet) och enbart för resorna till och från utbytesdestinationen. Ifall du planerar att göra privata resor före, under eller efter utbytesterminen så måste du alltså ta ytterligare en försäkring för sådana resor.

Ett försäkringsintyg samt villkoren för den försäkring Hanken tar åt dig skickas per e-post innan du åker på utbyte. Läs noggrant igenom försäkringsvillkoren, notera att det i försäkringen inte ingår resegodsförsäkring eller ansvarsförsäkring. Om du vill ha ett bredare försäkringsskydd måste du teckna en försäkring utöver denna.

Vi rekommenderar att alla som åker på utbytesstudier, oberoende av destination, tecknar en omfattande försäkring som inkluderar t.ex. sjukvårds-, olycksfalls-, resegods- och ansvarsförsäkring. Kolla också att din försäkring säkert gäller i alla länder som du eventuellt reser till i samband med din utlandsvistelse!

Läs även Utrikesministeriets information om försäkringar.

Närvaroanmäl dig vid Hanken före utbytet

Kom ihåg att göra läsårsanmälan i WebOodi före du åker iväg! Observera att alla som åker på utbyte eller utlandspraktik ska vara närvaroanmälda vid Hanken.

Information om Hanken

Ifall värduniversitetet anordnar en Study Abroad Fair (utbytesstudiemässa) och bjuder in utbytesstuderande för att berätta om sina universitet, så behöver du material om Hanken och Finland.

Information om studier, bostad och annat nyttigt att veta för utländska utbytesstuderande intresserade av Hanken finns på Incoming exchange students. Där finns även “Hanken Exchange Fact Sheet” som innehåller det viktigaste en utländsk utbytesstuderande behöver veta om Hanken, inklusive information om hur man hittar kurser öppna för utländska utbytesstuderande.

Information om Finland hittar du på www.studyinfinland.fi

Innan utbytet får du mera information angående aktuellt material som du kan använda ifall du representerar Hanken vid en Study Abroad Fair.

Ansökan om studiestöd

Observera att du i din ansökan om studiestöd tydligt ska ange att du åker på utbyte. Du behöver däremot inte bifoga något intyg över att du är utbytesstuderande. Internationella koordinatorn ger information om Hankens utbytesstuderande till studiestödssekreteraren vid Hanken. Läs mera om studiestödet för studier utomlands och på Folkpensionsanstaltens webbplats.

Checklista

Listan här under ska hjälpa dig att hålla reda på alla blanketter och procedurer.

Efter att du fått meddelande om att du fått en utbytesplats

  • bekräfta i Mobility Online att du tar emot/avstår från platsen enligt det datum som anges i meddelandet om tilldelad utbytesplats
  • delta i den praktiska infon som ges av internationella koordinatorn
  • delta i den förberedande workshopen (behandlar bl a kulturchock)
  • bekanta dig på nytt med värduniversitetets kursutbud (enligt de instruktioner du ev redan fått av ditt värduniversitet)
  • läs på om ditt värdland och dess kultur och seder
  • fyll i värduniversitetets ansöknings-, kurs- och bostadsblanketter enligt de instruktioner du får från ditt värduniversitet eller via internationella koordinatorn vid Hanken. Läs igenom informationen noggrannt och skicka iväg ansökan till ditt värduniversitet i god tid före deadline
  • reservera tid för eventuella rekommendationsbrev av någon professor vid Hanken om universitet begär att du ska bifoga sådana till din ansökan (gäller oftast universitet utanför EU)
  • boka läkartid för intyg över hälsotillståndet som i en del fall ska bifogas din ansökan till värduniversitetet (gäller oftast universitet utanför EU). För Japan ska detta intyg finnas redan i mitten av mars/oktober.
  • observera att en del universitet utanför Europa också kräver ett HIV-test och att det kan ta tid att få detta ordnat
  • ta reda på hälsoläget i ditt värdland och vilka vaccinationer som eventuellt krävs (en del vaccinationer måste fås flera gånger med flera veckors mellanrum)
  • försäkra dig om att du har ett giltigt pass under hela utbytesperioden. Observera att för att få visum till en del länder (utanför Europa) krävs att passet är giltigt ännu en viss tid efter hemkomsten. Kolla infon på respektive ambassads hemsidor
  • ansök om visum (till länder utanför EU). Följ de instruktioner som ges vid respektive ambassad (t ex via webben). Till din visumansökan behöver du det Letter of acceptance som ditt värduniversitet skickar åt dig efter att Hanken nominerat dig
  • kolla det lagstadgade försäkringsskyddet för finländska medborgare i det land du ska åka till i Folkpensionsanstaltens information (FPA).
    • ansök om ett europeiskt sjukvårdskort (utbytesstudenter inom EU) via FPA eller
    • få bevis från FPA på finländska medborgares lagstadgade försäkringsskydd (universitet utanför EU).
      T ex HEC Montréal i Kanada kräver ett intyg från FPA över finländsk medborgares lagstadgade försäkringsskydd
  • skaffa dig dessutom en privat försäkring, som täcker eventuella sjukvårdskostnader, resekostnader, resegods osv för alla resor du gör före, under och efter utbytet
  • kontrollera terminsdatum vid ditt värduniversitet och planera vistelsen enligt det! Kolla när du förväntas anlända.
    OBS! då du bokar biljetter måste du beakta värduniversitetets terminsdatum; när du måste resa för att kunna närvara på introduktionsdagen/dagar för utbytesstuderande och när sista tentdagen infaller. Värduniversitetet kräver att du deltar i introdagarna! OBS! Du kan inte återvända hem före du fullföljt dina kurser och tenterat klart. Jobb eller sommarjobb är inte en orsak att komma hem före alla tenter är avlagda. Du har inte rätt att förhandla om tentdatum med värduniversitetet, utan du ska anspassa dig enligt värduniversitetets tentschema. Studerande kan INTE tentera vare sig Hankens tenter vid värduniversitetet eller kurser som avlagts vid värduniversitetet vid Hanken
  • utnyttja att Hanken är ett internationellt universitet! Om du inte redan gjort det, kontakta utländska studerande som befinner sig vid Hanken eller hankeiter som varit på utbyte vid ditt värduniversitet. Internationella koordinatorn förmedlar kontaktuppgifter
  • läs på nytt utbytesrapporterna skrivna av hankeiter som redan varit på utbyte för tips om att studera och leva i ditt värdland
  • läs Utrikesministeriets råd inför en resa (säkerhet etc)
  • när det gäller utbyte utanför Europa är det värduniversitetet som i sista hand ger det slutgiltiga beskedet att du är antagen som utbytesstuderande
  • läs om studiesystem i ditt värdland i de landsvisa rapporterna på Cimos webbsidor
  • om du inte fått ett studentrum eller hittat bostad - läs noggrannt igenom alla instruktioner för hur du i så fall ska göra och börja genast söka ny bostad! Eventuellt måste du planera in att åka i god tid till ditt värdland för att på plats söka bostad.

Före du åker iväg på utbyte

  • följ med läget i världen via t ex de adresser som ges ovan under rubriken Följ med läget i världen
  • Läs Utrikesministeriets information för resenärer
    • gör en reseanmälan till utrikesministeriet enligt instruktionerna
    • läs igenom broschyren Konsulära tjänster för resande som finns på Utrikesministeriets sidor (under Resande och länder).
      Tänk på att ditt värdland kan ha andra lagar och regler gällande t ex alkoholanvändning än vi har i Finland
    • ta reda på vilken ambassad du vid behov kan kontakta då du är utomlands så att du i en nödsituation har det klart för dig. Beskickningar utomlands hittar du på Utrikesministeriets sidor (under Resande och länder - Före utlandsresan - Beskickningar). Ha informationen lätt tillgänglig.
    • Följ gärna med ambassadens facebook-sidor under utbytet
  • ta med dig kopior på passet, biljetter, försäkring och andra viktiga dokument
  • ta med dig ett studieutdrag på engelska ( transcript of records). Kan vara till hjälp då du ska välja kurser. Ibland behövs bevis på tidigare kunskaper för att få delta i en kurs
  • ta med det certificate du fått från Hanken över att du är utbytesstuderande
  • ta med letter of acceptance (eller en kopia) som du fått från ditt värduniversitet
  • bekanta dig med presentationen av Hanken som du fått under den praktiska infon som ges av internationella koordinatorn vid Hanken. Du ska inte hitta på eget material om Hanken, utan håll dig till den info som ges där (så blir årtal och siffror rätt)
  • gör läsårsanmälan till Hanken. Alla studerande som åker på utbyte ska vara närvaroanmälda vid Hanken. Observera att de som inte är närvaroanmälda inte kan anmäla sig till kurser vid Hanken (för följande termin). Observera också att Hanken/datacentralen inte skickar nya användaruppgifter åt dig då du är utomlands.

Då du kommit till värduniversitetet

  • anmäl dig till myndigheterna i värdlandet enligt de instruktioner du fått från värduniversitetet
  • ta reda på vilken ambassad du vid behov kan kontakta då du är utomlands om en nödsituation uppstår. Följ med den finska ambassadens facebook-sidor.
  • skicka ett godkänt och slutgiltigt kursval med underskrift av koordinator vid värduniversitet till internationella koordinatorn vid Hanken
  • vid problem i kursvalet, kontakta alltid internationella koordinatorn vid Hanken (outgoing.mobility(at)hanken.fi).
  • om du är sjuk under ett tenttillfälle under utbytesstudierna ska du kunna intyga detta med ett läkarintyg. Boka en läkartid och ordna med ett läkarintyg genast i värdlandet om en sådan situation uppstår.
  • respektera mottagningstider då du vill tala med en professor/lärare vid ditt värduniversitet, då du besöker internationella kontoret etc
  • notera värduniversitetets studieregler och följ dem! Notera att föreläsningar kan vara obligatoriska
  • vi hoppas att du värnar om ett gott och etiskt studiesätt
  • tänk på att du är en ambassadör för Hanken och Finland. Vi hoppas att du anpassar dig till värduniversitetets kutymer och att du ger ett gott intryck av Hanken och Finland!

Lycka till!

Före du återvänder hem

  • följ de instruktioner du får från värduniversitetet (t ex om att lämna tillbaka böcker, fylla i blanketter etc)
  • be att få blanketten Letter of Confirmation signerad av koordinatorn vid ditt värduniversitet. Blanketten är ett bevis på under vilken tid du studerat vid värduniversitetet. Erasmus-programmet kräver att alla Erasmus-studerande lämnar in en signerad blankett till sitt hemuniversitet. Blanketten finns i Mobility Online.
  • läs om rapportering av utbytesstudierna och tillgodoräknande av kurser som finns på webben under Hur rapporterar jag? Här kan du också bekanta dig med frågorna du ska besvara i rapporten.
  • ta med dig alla kursbeskrivningar och allt kursmaterial från värduniversitetet så att du när du anhåller om att få kurserna tillgodo här vid Hanken, har "bevis" på vad kursen innehöll och vad du har presterat
  • förbered dig på att berätta för andra hankeiter om dina erfarenheter
  • Välkommen hem!