Hur ansöker jag om en utbytesplats?

Share page with AddThis
Instruktioner för utbytesansökan

Ansökan om utbytesstudier höstterminen 2018
Vad består ansökan av?
Råd för ansökan
Ansökningsomgångens resultat

Ansökan om utbytesstudier höstterminen 2018

Ansökningstidens deadline för utbytesstudier höstterminen 2018 är må 29.1.2018. Ansökan kommer att öppna i mitten på december. Läs noggrant igenom anvisningarna.

Vad består ansökan av?

Ansökan sker online. Till ansökan kommer du via Mobility Online Portalen. Reservera gott om tid då du fyller i blanketten som består av flera skeden och ska fyllas i på en gång. Förutom att fylla i ansökningsblanketten ska du bifoga följande dokument (närmare anvisningar om bilagorna hittar du under rubriken "Anvisningar för bilagorna"):

  • Resultat från eventuellt avlagt språktest
  • Intyg på eventuell studentkårs/studentföreningsaktivitet
  • Foto (t.ex. CV-foto)

Utgångspunkten är att din ansökan och dess bilagor är fullständiga när ansökningstiden går ut. Kompletteringar till bilagorna efter ansökningstiden gått ut kan endast beaktas om:

  • kompletteringarna gjorts i online ansökningssystemet Mobility Online https://www.service4mobility.com/europe/LoginServlet och
  • du skriftligen meddelat Internationella koordinatorn vid Centret för forskning och internationella ärenden om kompletteringen och
  • kompletteringarna gjorts senast en vecka efter att ansökningstiden gått ut.

Råd för ansökan

Nedan hittar du anvisningar för hur du skall fylla i onlineansökan. Ansökan fylls i på engelska. Anvisningarna är grupperade enligt blankettens struktur. Före du börjar fylla i onlineansökan ska du bekanta dej med anvisningarna, förbereda bilagorna, kontrollera kursutbudet vid de universitet du tänkt ansöka till samt välja 15 samarbetsuniversitet som du kan tänka dig att studera vid. Observera att du ska fylla i hela ansökan på en gång.

Obs. Ansökan stänger må 29.1.2018 kl 23:59. Efter kl 16:00 finns inget tekniskt stöd att tillgå. Om du stöter på tekniska problem efter kl 16:00, meddela om detta genast (före 23:59) till outgoing.mobility@hanken.fi. Eventuella tekniska problem reds upp ti 30.1.2018, ansökningar som lämnats in efter 29.1.2018 kl 23:59 beaktas inte.

Till ansökningsblanketten kommer du via Mobility Online Portalen. Genom att klicka på den gröna ikonen längst till vänster om det samarbetsuniversitet som du vill söka till kommer du till Haka-identifieringstjänsten. Välj "Hanken Svenska handelshögskolan" från drop-menyn och tryck "Välj". I följande fönster som öppnas ska du logga in med ditt Hanken användar-id och lösenord. Du kommer då till ansökningsblanketten i vilken en del av informationen tagits direkt från Oodi.

A. Information concerning the application

  • Exchange programme, Academic Year och Semester fylls i automatiskt enligt ditt första val av värduniversitet.

B. Personal information

  • Matriculation number, Last name, First name, E-mail Address, Date of Birth, Gender och Nationality fylls i automatiskt.
  • Fyll i Place and country of birth och Age

C. Information concerning current studies at Hanken

  • Country of Sending Institution, Sending Institution, Campus, Major Subject, Study Programme och Current Level of Studies fylls i automatiskt.
  • Vid alternativet Exam kan du ange om du före ansökningstidens utgång tenterat en grundkurs i ekonomiska vetenskaper eller en behörighetsgivande språkkurs, som ännu inte syns på ditt studieutdrag. Du ska även fylla i när du skrivit tenten och vilken grundkurs det är frågan om. Observera att du själv måste informera internationella koordinatorn då resultatet kommit. Resultatet beaktas inte i rankningen utan är endast behörighetsgivande (om du är godkänd i tenten). Läs mera om vilka regler som gäller vid fördelningen av utbytesplatser under Behörighetskrav.
  • Under Number of higher education years at HANKEN prior to the exchange period ska du uppge hur många hela år du studerat före du åker på utbyte.
  • Besvara frågorna som berör tidigare utbytesstudier/praktik, studentkårsaktivitet och frånvaro.

D. Information concerning the stay abroad

  • Du ska fylla i 15 universitet i prioritetsordning i onlineansökan. Planera noga vart du vill åka - vi utgår från att du verkligen vill åka till de angivna alternativen. Ifall du inte kan få det först prioriterade alternativet, försöker vi placera dig till det andra osv. Genom att fylla i 15 alternativ kan du bäst påverka var du tillbringar en utbytesperiod. Beslut kan inte ändras efter att studenterna beviljats sina utbytesplatser.
  • Kriterierna för studier vid samarbetsuniversiteten kan ändra från termin till termin, t.ex. angående förkunskaper, språkkunskaper, studienivå, vad man kan studera vid universitetet etc.
  • Notera också att en del universitet har en kvantitativ inriktning, där studerande kan välja kurser främst i nationalekonomi eller finansering. Detta kan vara fallet också vid universitet där det tidigare varit möjligt att studera också andra ämnen. Kontrollera alltså noggrant i Mobility Online portalen vad som gäller för respektive universitet i just den här ansökningsomgången.
  • Vid en del samarbetsuniversitet är det enbart möjligt att studera på "Undergraduate" nivå (d.v.s. på kandidatnivå). Vid andra universitet är även studier på "Postgraduate/graduate" nivå (d.v.s. magisternivå) möjlig. Notera också att vissa universitet tar emot studenter t.ex. endast på höstterminen eller endast på vårterminen. Mera information om studierna vid de olika universiteten hittar du i Mobility Online Portalen.
  • De tio första alternativen kan du välja från en lista i onlineansökan, då du fyller i de fem övriga alternativen ska du skriva ut universitetens hela namn. För att unvika missförstånd ska du kopiera universitetens namn från listan som finns under Samarbetsuniversitet.
  • Du ska själv följa med det världspolitiska läget och med tanke på det själv avgöra om du vill åka på utbyte till vissa länder. Ifall du slutligen väljer att tacka nej till en tilldelad utbytesplats p.g.a. av t.ex. en naturkatastrof, kan Hanken endast i vissa begränsade fall försöka ordna en ny utbytesplats till ett annat land/universitet.
  • Notera att om en obligatorisk utlandstermin ingår i din examen, ingår utbytet som en del av din kandidatexamen även om du kommit längre i dina studier. Om du tänkt ansöka om utbyte en andra gång så kan du göra det inom ramen för magisterstudierna. Notera att utbyte på magisternivå kräver en kandidatexamen.  För att kunna ansöka om utbytesplats en andra gång ska du ha tagit ut din kandidatexamen eller ta ut din kandidatexamen senast i den följande betygsutdelningen efter att utbytesresultatet publicerats. Tänk också på att utbytesstudierna ska ingå i din examen och inte förlänga studietiden. Läs Utbytesplats beviljas en gång åt alla under Studera utomlands.
  • Stay from och Stay to d.v.s. terminendatumen för partneruniversitetet, ska fyllas i för de fem första alternativen. Terminerna vid de olika universiteten hittar du på värduniversitetets webbsidor, ofta under "academic calendar" eller i terminsplanen nedan.

Datumen för terminerna vid samarbetsuniversiteten är i den bifogade tabellen endast riktgivande, den nyaste informationen finns alltid på samarbetsuniversitetens hemsidor. Observera att terminsindelningen ofta är en helt annan än vid Hanken, d.v.s. höstterminen börjar senare än här och går ofta över på det nya året. Tentperioden kan vara i januari-mars (för studierna under höstterminen) och i juli-augusti (för studierna under vårterminen), så förbered dig på att åka tillbaka för tentperioden. Observera alltså detta i din planering av utlandsstudierna.

E. Language competence

  • Här ska du uppge ditt modersmål, på vilket språk du studerar vid Hanken, om du avlagt eventuella språktest och när du avlagt dem, samt språket på vilket undervisning ges vid partneruniversitetet.

F. Contact person in case of emergency

G. Other information - kontrollera och bekräfta att uppgifterna du uppgett stämmer.

SKICKA ANSÖKAN - Efter att du fyllt i punkt A-G ska du skicka iväg din ansökan genom att trycka på Send Application. Du kan inte längre kan ändra alternativen efter att du tryckt Send Application.

REGISTRERING - Då du skickat iväg din ansökan kommer du att få ett e-post meddelande. I meddelandet uppmanas du fylla i dina personuppgifter i Mobility Online samt ladda upp bilagor till din ansökan. Du når Mobility Online genom att klicka på länken längst ner i e-post meddelandet. Fyll i din matrikelnummer som användarid och tryck på "Log In" (du behöver inte fylla i något lösenord). Tjänsten för dej vidare till Haka-identifieringstjänsten där du loggar in med ditt Hanken användarid och lösenord.

När du kommit in i Mobility Online ska du först fylla i steget Personal Details. Klicka på Complete personal data för att fylla i dina personuppgifter.  Fyll i ditt IBAN nummer enligt detta exempel: FI1212341234123412 och din BIC/SWIFT enligt detta exempel: ABCDEFGHXXX.

Därefter ska du fylla i steget Planned courses at the host institution. Klicka på Enter the planned course choise och fyll i ditt preliminära kursval för det första alternativet. Du ska fylla i kursens namn och antal studiepoäng per kurs. Tryck på Create för att spara kursvalet. Om du vill göra ändringar i kursvalet efter att du sparat det trycker du på Forward to update, gör ändringarna och trycker på Save. Mera information om hur många kurser eller poäng som krävs för heltidsstudier vid de olika universiteten hittar du i Mobility Online Portalen. Välj kurserna på basis av den information som finns att tillgå under innevarande läsår. Även om kursvalet behövs endast för ditt första alternativ, ska du också bekanta dig med kursutbudet vid de andra universiteten du ansöker till.

LADDA UPP BILAGOR - Ladda upp de bilagor som behövs för att komplettera din ansökan enligt anvisningarna nedan:

  • Alla meriter du vill åberopa i din ansökan ska vara dokumenterade och bilagor som du endast har i pappersformat skall skannas så att de kan bifogas.
  • Foto (t.ex. ett CV-foto) - Bilden ska vara högst 500x500 pixel
  • Resultat från eventuellt språktest - Vissa värduniversitet kräver att utbytesstudenterna utfört ett språktest, t.ex. TOEFL eller IELTS, se infon vid respektive universitet i Mobility Online Portalen. Ansöker du om att studera vid ett sådant universitet skall du före ansökningstidens utgång utföra ett test. Be testarrangören skicka resultatet direkt till Hanken eller bifoga ett intyg t.ex. som ett skannat dokument. Om du inte hinner få testresultatet före ansökningstidens utgång ska du meddela internationella koordinatorn genast när du fått det. Test som skrivits efter ansökningstidens utgång beaktas ej.
  • Intyg på eventuell studentkårsverksamhet - Tidskrävande och ansvarsfull studentkårsverksamhet ger extra poäng då din ansökan behandlas. I dokumentet Behörighetskrav för utbytesstudier hittar du de uppdrag som ger extra poäng. Intyget bifogas som skannat dokument. Intyg på studentkårsaktivitet begärs per e-post från Studentkårens generalsekreterare i Helsingfors eller från Studentföreningens ordförande i Vasa.
  • Du behöver inte ladda upp ett studieutdrag - Centret för forskning och internationella ärenden tar ut studieutdraget så du ska inte be om ett vid Servicepunten.

Anvisningar för hur bilagorna bifogas till ansökan:

  • Bilaga 1: Tryck på Upload Certificate of English Proficiency (om det krävs för ditt val av värduniversitet). Sedan bifogar du din första bilaga (File), trycker på Create och sedan på Back to general overview.
  • Övriga bilagor: Bifoga övriga bilagor som bilaga 1, men tryck då på Upload Student Association participation certificate och Upload passport photo.

När din ansökan är klar får du ett e-post meddelande som bekräftelse samt en sammanfattning av din ansökan.

Ansökningsomgångens resultat

Resultaten över tilldelade utbytesplatser finns i slutet på mars för ansökningsomgången i januari och i slutet på augusti/början på september för ansökningsomgången i juni. Alla sökande meddelas per e-post om resultatet. Därefter ska du bekräfta att du tar emot platsen eller inte. Du har några dagar på dej att göra detta. Efter det nominerar koordinatorn dej till ditt värduniversitet. Var beredd på att du i samband med nomineringen kan bli ombedd att på kort varsel skicka olika dokument (t.ex. CV eller Letter of Motivation) till den internationella koordinatorn.