Efter utbytet

Hur du rapporterar efter din utbytestermin

Vi hoppas att du haft en givande utbytesperiod vid ditt värduniversitet! För att utbytesstudierna ska kunna tillgodoräknas på Hanken ska du slutföra utbytesrapporteringen i Hankens Mobility Online. Du kan börja på utbytesrappoteringen redan under ditt utbyte. 

Learning Agreement, kursbeskrivningarna och Confirmation of Stay (Letter of Confirmation), ska lämnas in senast en vecka efter att utbytet tagit slut. Den övriga rapporteringen ska vara klar senast

  • 28.2 om du varit på utbyte under höstterminen
  • 10.6 om du varit på utbyte under vårterminen och terminen tar slut i maj
  • 31.7 om vårterminen tar slut först senare under sommaren. Vänligen notera att det i regel inte finns någon på Hanken som kan signera utbytesdokument (t.ex. Learning Agreement) under juli månad p.g.a. semestrar.

Ifall utbytet är det sista du avlägger innan du ansöker om betyg är det extra viktigt att du gör dina ansökningar om inkludering i tid. Dina utbyteskurser behöver inte ännu vara godkända i Sisu när du lämnar in den elektroniska betygsansökan, men de måste vara avlagda innan deadline för den betygsomgång du ansöker inom. Här hittar du mera info om betygsansökan, samt tidtabellen för utexaminering.

1. Learning Agreement -  dvs. kursvalet

Om du inte redan gjort det, ska du senast nu ladda upp ditt Learning Agreement med alla tre underskrifter (dvs. din egen, Hankens och värduniversitetets) i Mobility Online. Detta gäller också ditt Changed Learning Agreement med underskrifter ifall du gjorde ändringar i ditt kursval.

För Erasmus+ studerande måste alla tre parter ha signerat ett elektroniskt Learning Agrement för att du ska kunna gå vidare med din rapportering. 

2. Confirmation of Stay (Letter of Confirmation-LoC)

Be internationella koordinatorn vid ditt värduniversitet fylla i och underteckna blanketten Confirmation of Stay före du kommer hem. Confirmation of Stay skickas automatiskt från Mobility Online i slutet av din utbytestermin (som bilaga till e-posten "Instructions for exchange reporting"). Koordinatorn ska fylla i exakta datum för din utbytestermin, inkluderande Orientation days till och med din sista tent, resedagar ska inte ingå. Ladda upp blanketten i Mobility Online.

3. Hanken Exchange Report

Du skall fylla i en reserapport över dina utbytesstudier i Mobility Online. Reserapporten är på engelska men kan också fyllas i på svenska. Utöver praktiska frågor över studierna vid ditt värduniversitet ska du också besvara följande två frågor:

1. Reflect upon how the intercultural experiences (positive and/or negative) during your exchange semester have helped you develop your self-understanding and respect for differences. Give examples and discuss your role in the context.

2. Reflect upon how you could make use of your intercultural experiences in your studies at Hanken and at future workplaces. Give examples.

Observera att tiden att svara på dessa frågor är begränsad till 120 min. Därför lönar det sig att först besvara frågorna i ett Word-dokument för att sedan klistra in svaren i Mobility Online. På så sätt undviker du att svaren försvinner under arbetet. Observera att du också kan spara rapporten och fortsätta på den i ett senare skede.

Fundera noggrannt före du svarar. Svaren på dessa två frågor publiceras inte, men sparas för Hankens Assurance of Learning-process. Processen utgår från Hankens mission och de lärandemål (learning goals) som definierats för utbytesprogrammet. För att se hur du uppnått lärandemålen mäts de förväntade studieresultaten i utbytesrapporten med hjälp av de här bedömningskriterierna

Utbytesrapporterna analyseras för att sedan användas som stöd för att utveckla studenternas lärande.

4. Transfer of credits - dvs. tillgodoräknande av kurser avlagda under utbytet.

När du avlagt dina utbyteskurser ska du ansöka om inkludering för dem i Sisu. Detta kan du göra genast när du vet att du blivit godkänd, du behöver inte vänta på officiellt betyg eller studieutdrag från värduniversitetet. Du som varit på utbyte vid ett av Hankens samarbetsuniversitet behöver inte ladda upp ett studieutdrag eller betyg i inkluderingsansökan. Du ska göra en skild ansökan för varje kurs och du ska även bifoga kursbeskrivningarna för varje kurs. Observera att du inte ska skriva kursbeskrivningarna själv utan du ska kopiera dem från värduniversitetes hemsidor. Ur kursbeskrivningarna bör framgå hur många timmar kursen bestod av, kurslitteratur, hur kursen var uppbyggd (föreläsningar, egna arbeten, tentamen osv.).Instruktioner för inkluderingsansökan hittar du här.

Om du har gjort studieutkast över dina planerade utbyteskurser innan utbytet gör du ansökan om inkludering via studieutkasten. Då dyker också kurserna upp direkt i din studieplan när dina inkluderingsansökningar har godkänts. Om du inte har gjort studieutkast måste du själv hålla koll på när dina inkluderingsansökningar godkänts och sedan sätta in kurserna på rätt ställe i din studieplan.

Inkluderingsansökan godkäns i Sisu efter att du slutfört utbytesrapporteringen i Mobility Online, ansökt om tillgodoräkning av kurserna  och vi fått ditt studieutdrag direkt från värduniversitetet.  Observera att det kan ta flera veckor för oss att få studieutdraget från ditt värduniversitet. Observera att vissa värduniversitet kräver att utbytesstudenter själva ansöker om/ ger tillåtelse till att ett studieutdrag ska skickas till Hanken. Värduniversitet som tagit i bruk ett elektroniskt verifierat studieutdrag kan också be utbytesstudenterna själva ladda ner och skicka studieutdraget till Hanken. Läs därför noga igenom de instruktioner du får från ditt  värduniversitet!

5. Erasmus+ participant survey

Alla studenter som varit på utbyte inom Erasmusprogrammet ska fylla i en rapport (Erasmus+ participant survey) i EU kommissionens eget rapporteringssystem. Du får automatiskt ett e-post meddelande från systemet när ditt utbyte tagit slut.

6. Online Linguistic Support (OLS) language test (frivilligt)

Erasmusstudenter kan i slutet av utbytesterminen göra om OLS språktestet för att följa upp hur språkkunskaperna har utvecklats under utbytet. Du får ingen automatisk inbjudan till språktestet efter utbytet, men du kan logga in på OLS-plattformen (med samma lösenord du angivit då du gjorde det första testet) och utföra språktestet på nytt.