BESKRIVNING AV SVENSKA HANDELSHÖGSKOLANS (HANKENS) ANVÄNDARADMINISTRATION

Share page with AddThis
Beskrivning av Hankens användaradministration enligt HAKA federationens anvisningar.

Versio

Tekijä

Päiväys

0.5

Kicka Lindroos

februari  2011

0.7

Kicka Lindroos

16 mars 2011

0.9

Kicka Lindroos

21mars 2011

1.0

Johan Isaksson, Kicka Lindroos

22 mars 2011

1.2Kicka Lindroos8.7.2015

1. Kopplingen mellan basregistren och användardatabasen

Uppgifterna till användardatabasen MasterDB tas från personalregistret Personec, studieregistret Oodi och Microsoft Active Directory som används för autentisering.

1.1. Studieregistret Oodi

MasterDB uppdateras automatiskt med aktuella uppgifter från studieregistret Oodi en gång per dygn. Från registret överförs bl.a. namn, personnummer, matrikelnummer, status (inskriven/utskriven, närvaroanmäld/frånvaroanmäld, avbrutit), studiernas syfte och huvudämne (om det finns angivet)/magisterprogram.

1.1.1. Nya studerande

Uppgifter om alla typer av nya studerande (förutom studerande inom fortbildningen, t.ex. MBA) tas alltid från Oodi. Id:n skapas på basen av dessa uppgifter.

Studerande för examen: Användar-id skapas för alla som tagit emot sin plats, även för dem som frånvaroanmält sig. Användar-id delas ut på introduktionsdagarna. De som inte är närvarande på dessa dagar får sin id från datacentralens servicedisk.

Studerande för fristående studier: Studerande vid öppna universitetet får sitt id på terminens introduktionsdag och senare från datacentralens servicedisk. JOO-studerande och övriga studerande får sin id från datacentralens servicedisk.

Utbytesstuderande: Utbytesstuderande från samarbetsuniversitet får sina id:n skickade till sina hemuniversitet, där de kan lösa ut dem, efter att de returnerat ett underskrivet användaravtal.

1.1.2. Förändringar i studerandes uppgifter

Förändringar i studerandes status och övriga uppgifter om studerande noteras en gång per dygn i användardatabasen MasterDB på basen av uppgifter från studieregistret Oodi.

1.1.3. När upphör rollen som studerande

  1. Användarrättigheter för studerande som avlägger examen avslutas sju dagar efter examen.
  2. Användarrättigheter för studerande som inte terminsanmält sig avslutas 30.9 för examensstuderande som inte anmält sig för höstterminen och 31.1 för studerande som inte anmält sig för vårterminenKontona stängs 1.10 respektive 1.2.

Användarrättigheter för studerande som avlägger fristående studier avslutas då visstidsstudierätten avslutas eller senast 30.9 efter att studierätten avslutats.

  1. Om en studerande avbryter sina studier under pågående termin avslutas användarrättigheterna omedelbart.

Värdet på attributet eduPersonAffiliation uppdateras direkt följande dag om status ändras i Oodi.

1.2. Personalregistret Personec F/V

Användardatabasen MasterDB får automatiskt aktuella uppgifter från personalregistret en gång per dygn. Bland uppgifterna som överförs finns namn, personnummer, internt personnummer, anställningsenhet, slutdatum för anställning, ev. tjänstledighet.

Detta gäller de personer som får månadslön kortare eller längre tid, samt för de associerade personer såsom timanställda, gästförskare, stipendiater, civiltjänstgörare, praktikanter och docenter.

1.2.1. Nyanställda

Personer som nyanställs får ett användar-id efter att enhetschefen anhållit om användar-id för den nyanställda. Detta gäller alla typer av anställda.

1.2.2. Förändringar i anställningsförhållandet

Förändringar i anställningsförhållandet noteras senast följande dag på basen av uppgifterna från Personec.

1.2.3. Anställningsförhållandet avslutas

Då anställningsförhållandet avslutas, inaktiveras kontot sju dagar senare. Statusuppdateringen kommer från Personec för de månadsanställda.

Värdet på attributet eduPersonAffiliation uppdateras dock direkt följande dag vid ändringar i Personec F/V.

1.3. Övriga användare och uppdatering av deras personuppgifter

Personer som inte lyfter månadslön från Hanken kan vara gästforskare, anställda på timlön, nyblivna doktorander, stipendiater, FA-forskare, anställda via externa projekt etc.

Enhetens chef godkänner en ansökan om ny användar-id eller förlängning för dessa personer, och meddelar datacentralen. Alla dylika avtal är tidsbegränsade (högst ett år). Enheten inför också en tid för associationen och typen av association i personaldatabasen Personec som enhetschefen godkänner. Uppgifterna överförs och behandlas på motsvarande sätt som de anställdas uppgifter.

Attributet eduPerson(Primary) Affiliation kan dock vara employee  endast för dem som har arbetsavtal med månadslön införda i Personec F/V och student endast för närvaroanmälda studerande.

Övriga användare kan få rätt till Hankens interna datorresurser med enhetens godkännande.

Ytterligare finns temporära endagsanvändare samt några dagars korttidsanvändare som ej överförs till MasterDB och därmed inte heller till IdP:n.

Det finns också vissa tekniska användarkonton och organisations id:n som överförs till MasterDB men inte till IdP:n.

2. Bekräftelse av personens identitet

2.1. I samband med givande av användar-id

Alla användare måste skriva på ett avtal innan de får sitt användar-id.

Användar-id och lösenord ges endast mot uppvisande av officiellt identitetsbevis:

- Nya studerande löser ut sin id och sitt lösenord i samband med respektive studerandegrupps introduktionsdagarna.

- Utbytesstuderande får sina id:n skickade till sig via systemet för antagning (Mobility On-line), efter att de undertecknat ett avtal som de personligen fått sig tillsänt. Identiteten kontrolleras av det utländska samarbetsuniversitetets koordinator i samband med registreringen i systemet Mobility On-Line.

- Studerande som inte deltar i någon introduktionsdag och alla övriga besöker personligen datacentralens sevicedisk och får mot uppvisande av identitetsbevis sitt användar-id och sitt lösenord.

2.2. Då användaren loggar in med sitt användar-id

Lösenordet bör vara 8-12 tecken långt och innehålla tre av följande fyra teckenkategorier: stora bokstäver, små bokstäver, siffror och specialtecken. Lösenordet är giltigt i 400 dagar. De 25 senaste lösenorden kan inte återanvändas.

3. Tillgänglig information från Hankens Master Databas

Flera Hanken-interna attribut än de som listas nedan finns tillgängliga och kan tas med om behov finns, men dokumenteras inte här.

3.1 Attributtabell

Följande attribut är antingen allmänt läsbara (X) eller för Shibboleth/användaren själv efter autentikering (x).

 Attribut

Tillgängligt

Hur aktualiteten garanteras

Kommentar

cn
X
Oodi/Personec/MD
Tilltals(för)namn Efternamn
sn
X
Oodi/Personec/MD
Efternamn
givenName
X
Oodi/Personec/MD
Förnamn (endast tilltalsnamn, ifall känt)
displayName
X
Oodi/Personec/MD
(Tilltals)Förnamn Efternamn
uid
x
MD
Användarnamn, ändras inte
mail
X
MD
E-postadress i formen fornamn.efternamn

Exempel:

pelle.mattson@hanken.fi (personal, forskarstud)
pelle.mattson@student.hanken.fi (övriga stud)
title
X
Personec
Personalens arbetstitel

Exempel:  Avdelningssekreterare
o
X
-
Hanken School of Economics
ou
X
Oodi/Personec/MD
För studerande: enhetstillhörighet om känd

För personal: enhet

Exempel:

ou: FLO

ou: FLO
l
X
Personec, Oodi,MD
Helsingfors/Vasa .
preferredLanguage
X
 -
Det som står i Oodi
employeeNumber
x
Personec
Personens interna “personnummer” i Personec

Exempel:

00625
eduPersonAffiliation
X
Oodi/Personec/MD

Uppdateras varje natt
Se skild tabell
eduPersonPrimaryAffiliation
X
Oodi/Personec/MD

Uppdateras varje natt
Se skild tabell
eduPersonScopedAffiliation
X
Genereras från ovanstående
Exempel:

student@hanken.fi
eduPersonPrincipalName
x
Genereras från uid
Ändras inte

Exempel: S103456@hanken.fi
funetEduPersonTargetDegree
x
Oodi
Examen som studierna syftar till, koder enligt

http://www.tilastokeskus.fi/keruu/ylit/koodistot.html

Exempel:

urn:mace:funet.fi:attribute-def:funetEduPersonTargetDegree:university: 231
funetEduPersonSpecialisation
x
Oodi
Huvudämne, koder enligt statistikcentralens tabell

http://www.tilastokeskus.fi/keruu/ylit/koodistot.html               

Exempel:

urn:mace:funet.fi:attribute-def:funetEduPersonSpecialisation:university: 0428
funetEduPersonStudentCategory
x
Oodi
Genereras från värdet på funetEdupersonTargetDegree.

Exempel:

master
funetEduPersonStudentStatus
x
Oodi
present, absent
funetEduPersonEPPNTimeStamp
X
 
20090417
schacHomeOrganization
X
-
hanken.fi
schacPersonalUniqueID
x
Oodi/Personec/MD
Finskt personsignum.

Exempel:

urn:mace:terena.org:schac:personalUniqueID:fi:FIC:030874-0991
schacDateOfBirth
x
Oodi/Personec/MD
Födelsedatum.

Exempel:

19670121
schacPersonalUniqueCode
x
Oodi
Hanken-matrikelnummer (studentnummer).

Exempel:

urn:mace:terena.org:schac:personalUniqueCode:int:studentID:hanken.fi:052345
schacHomeOrganizationType
X
-
urn:mace:terena.org:schac:homeOrganizationType:fi:university    
schacGender
X
Genereras fr. personnummer
1 = man, 2 = kvinna

3.2 eduPersonPrimaryAffiliation

Värdet på attributen eduPersonPrimaryAffiliation och eduPersonAffiliation bestäms enligt följande:

Student + Member

alla för terminen närvaroanmälda studerande (studerande för examen: kandidat-, magister, licentiat- eller doktorsexamen och utbytesstuderande) samt JOO-studerande

Employee + Member

Person som är i arbetsavtalsförhållande till Hanken och lyfter månadslön. (uppgifterna hittas i Personec)

Member

Person som inte lyfter lön från Hanken, men som räknas som personal internt t.ex.:

  • civiltjänstgörare,
  • anställda av andra högskolor via olika projekt,
  • stipendiater,
  • Finlands Akademiforskare,
  • post doc forskare utan anställning

Gästforskare

Timanställda

Docenter

Affiliate

Studerande som är frånvaroanmäld

Studerande vid Öppna universitetet

Övriga inskrivna för fristående studier

MBA

Övriga fortbildningsprogram

4. Övrigt

4.1. Kardinaliteetit

Det finns ett huvudsakligt användarnamn för varje person. Hankenstuderande som är anställda har en användar-id för studeranderollen och en annan användar-id för rollen som anställd. En studerande för doktorsexamen har dock endast en id, även om personen är anställd.

En person kan ha extra konton i olika system (tex adminkonton, testkonton)  men dessa kan inte användas för autentisering i HAKA (Shibboleth). Detsamma gäller icke-personliga användarnamn för specialföreningar, organisationsadresser etc.

4.2. EduPersonPrincipalNamen ändring och återanvändning.

Ett personligt användarnamn (och motsvarande eduPersonPricipalName) återanvänds aldrig för studerande.

För anställda och övriga kan det i undantagsfall återanvändas efter en karantäntid på minst 2 år.

Användarnamnet ändras för personal om efternamnet officiellt ändras och användaren så önskar.

användarnamn personregister databaser administration