Video and Web Conferences

Video conferences at Hanken are based on Microsoft Teams and Skype for Business. A meeting can be booked between meeting rooms, but it is also easy to participate using a computer, tablet or smartphone.

Microsoft Teams and Skype for Business

Hanken's video conferencing solution is based on Microsoft Teams and Skype for Business.Microsoft has announced it is phasing out Skype for Business and official support for it will end in July 2021. The equipment in Hanken's meeting rooms support both Microsoft Teams and Skype for Business.We recommend using Teams for internal meetings, but in case you have external participants in the meeting, it can be best to book the meeting using Skype for Business for the time being.The equipment in Hanken's meeting rooms varies a little, but the functions are roughly the same:

  • Book a meeting in advance using the Outlook client or web portal
  • It is easy to participate using a computer / tablet / smartphone
  • Several people from different places can join simultaneously

Hanken's rooms with videoconferencing equipment and their addresses:

Room Address Equipment
A403 a403@hanken.fi Polycom MSR300
A516 (Teacher's lounge) a516@hanken.fi Lenovo ThinkSmart 500
D215 d215@hanken.fi Lenovo ThinkSmart 500
Board Room sessionssalen@hanken.fi Microsoft Surface Hub
V105 v105@hanken.fi Polycom MSR300
V106 v106@hanken.fi Lenovo ThinkSmart 500

 Other rooms at Hanken do not have video conferencing equipment. In case you need to arrange a meeting in other rooms, please contact IT to borrow a microphone and webcam for use with a computer with Teams or Skype for Business.

How to book a meeting?

In Outlook on the computer / web:Book a meeting as you normally would using Outlook's calendar, choose the time and date and type in the theme of the meeting in the Subject field. Click on New Teams Meeting or New Skype Meeting (or similar, the text can vary depending on client version) and the meeting link will be created.Invite the people you wish to attend as well as the rooms you want by typing their addresses in the To field. Book a Skype for Business meeting in OutlookSend the invite. You will get an automatic reply from each meeting room you invited.Note! Make sure you also book the physical room through room bookings.

External meetings with Hanken's meeting equipment

Hanken's meeting rooms can not be booked by anyone outside of Hanken. In case you need to participate in an externally booked meeting from a meeting room at Hanken, please forward the meeting invite to the meeting room's address. Note that the confirmation message is sent to the meeting's organiser, not the one forwarding the invite.

Not all meetings require a meeting room

Note that Office 365 and Teams or Skype for Business give you the possibility to book an online meeting in Outlook without booking a physical meeting room. Most portable devices have a good enough camera, speakers and microphone for meetings, and a headset or conference microphone will improve the audio quality further. IT has some conferencing equipment to borrow temporarily.In case you or the people you invite to the meeting do not have the Teams or Skype for Business client installed, the meeting will instead open in the browser.Video instructions on how to book and join Skype for Business meetingsMicrosoft's Teams support pageMicrosoft's Skype for Business support page

Other solutions

Hanken has access to some other solutions for web- and video conferencing

Adobe Connect

All employees at Hanken have the possibility to create virtual conference rooms with Adobe Connect. You log in with Shibboleth at connect.funet.fi.You'll need a computer with a webcam and a headset-microphone. In case there are several participants in the same (physical) room, a conference microphone is needed. The Computer Center has 2x ClearChat 150 -conference microphones to lend.To make the conference room easier to find for later use, please name it "hanken_" when creating it. The same service is used by several other finnish universities and polytechnics.

Others

There are several other systems and programs for virtual meetings, eg. Skype, Zoom, Google Hangouts, BlueJeans. These are not officially supported by Hanken, but they aren't banned either.  

Teams och Skype for Business

Hankens videokonferenssystem är baserat på Microsoft Teams och Skype for Business.

Just nu är vi i ett övergångsskede, då Microsofts stöd för Skype for Business slutar i juli 2021. Utrustningen i Hankens mötesrum stöder både Microsoft Teams och Skype for Business.

Teams rekommenderas för interna möten, men ifall du har externa deltagare på mötet kan det vara skäl att boka mötet i Skype for Business i stället.

Själva utrustningen i mötesrummen varierar lite, men funktionerna i rummen är de samma:

Man bokar möten i förväg med Outlook på datorn eller webben
Man kan enkelt delta på distans med dator / surfplatta / smarttelefon
Flera personer kan delta i mötet från olika håll
Hankens mötesrum med utrustning för videokonferens samt adress för bokning:

Rum    Adress    Utrustning
A403    a403@hanken.fi    Polycom MSR300
A516 (lärarrummet)    a516@hanken.fi    Lenovo ThinkSmart 500
D215    d215@hanken.fi    Lenovo ThinkSmart 500
Sessionssalen    sessionssalen@hanken.fi    Microsoft Surface Hub
V105    v105@hanken.fi    Polycom MSR300
V106    v106@hanken.fi    Lenovo ThinkSmart 500

Andra rum på Hanken har inte utrustning som stöder videokonferens. Ifall det ska ordnas Teams- eller Skype for Business -möten i andra rum, så ska den som ordnar kontakta IT-stödet för lån av mikrofon och webcam som kan kopplas till dator med Teams eller Skype for Business.

Hur bokar man möte?

I Outlook på dator / mobil / webben:

Boka ett möte som vanligt i Outlook, välj tidpunkt och skriv mötets tema i Subject-fältet. Klicka knappen Add Teams Meeting eller Add Skype Meeting (el. dyl., texten varier på vilken klient man använder) så skapas länken för deltagare.

Bjud in de personer som du vill att deltar och de rum deltagarna eventuellt sitter i, t.ex a403@hanken.fi

 

Skicka iväg inbjudan. Du får ett automatiskt svar per e-post för varje mötesrum du bjudit in.

T.ex. för ett enhetsmöte i A403 och V105 bjuder du in alla på enheten och a403@hanken.fi och v105@hanken.fi.

I rummen trycker man på knappen med mötets namn för att delta. De som inte kan vara på plats i mötesrummet kan öppna länken i mötesinbjudan för att delta med Teams eller Skype for Business på sin egen enhet.

OBS! Se till att även fysiska mötesrummet är bokat för mötet – boka genom att skicka epost till rumsbokningar@hanken.fi

Externa möten med Hankens utrustning

Hankens mötesrum kan inte direkt bokas av externa deltagare. Ifall du ska delta i ett externt möte från ett mötesrum på Hanken, ska du vidarebefordra mötesinbjudan till mötesrummets adress. Observera att bekräftelsen skickas till den som ordnar mötet, inte den som skickar mötesinbjudan vidare.

Alla möten kräver inte mötesrum

Märk att Office 365 och Teams eller Skype for Business ger dig möjligheten att boka ett online-möte i Outlook utan att ha ett mötesrum bokat. De flesta bärbara enheter har tillräckligt bra kamera, högtalare och mikrofon, fast en ordentlig headset eller konferensmikrofon är rekommenderad för att försäkra ljudkvaliteten. Datacentralen lånar ut utrustning för tillfälligt bruk.

Ifall du eller den du bjuder till ett möte inte har Teams eller Skype for Business -klienten installerad, öppnas mötet i webbläsaren i stället.

Lista på mötesrum som stöder Microsoft Teams:

Alla anställda på Hanken har möjlighet att skapa virtuella mötesrum på Adobe Connect. Du loggar in med Shibboleth på connect.funet.fi. Det är CSC som upprätthåller webbkonferenstjänsten.

Du behöver en dator med webcam och en headset-mikrofon. Ifall det är flera deltagare i ett (fysiskt) rum, behövs en sk. konferensmikrofon. Datacentralen har ett antal konferensmikrofoner att låna ut.

Du kan själv skapa ett eller flera mötesrum för olika ändamål – se till att namnge den “hanken_”, t.ex. hanken_sdc, så rummet är lättare att hitta senare. Samma tjänst används av flera finska universitet och yrkeshögskolor.

Det finns många andra system och program för att ha ett virtuellt möte, bl.a. Skype (inte samma som Skype for Business), Google Hangouts, Apple FaceTime, Zoom, WebEx, BlueJeans m.fl. Dessa stöds inte officiellt av Hanken.

Ifall du ska delta i ett möte med ett system som Hanken inte erbjuder, kontakta it-stödet i god tid.