Hur ansöker jag om en utbytesplats?

Vad består ansökan av?

Ansökan om en utbytesplats sker genom en online ansökan och beslutet offentliggörs i början på april för utbytesstudier under en hösttermin och i slutet på augusti för utbytesstudier under en vårtermin. Reservera gott om tid då du fyller i blanketten som består av flera skeden. Förutom att du fyller i en ansökningsblankett online ska följande dokument bifogas (närmare anvisningar om bilagorna hittar du under rubriken "Anvisningar för bilagorna"):

• CV
• Motivering ("Letter of motivation")
• Preliminärt kursval
• Foto (t.ex. ett passfoto)
• Resultat från eventuellt språktest
• Intyg på eventuell studentkårs/studentföreningsaktivitet

Obs! Efter att du fyllt i onlineblanketten ska du skriva ut den och lämna in den i ett exemplar före ansökningstidens utgång.

I Helsingfors lämnas ansökan:

• till Centret för forskning och internationella ärenden eller
• i den gröna postlådan vid anslagstavlan för utbytesstudier (före ingången till Studieverkstaden) eller
• till Servicepunkten

I Vasa lämnas ansökan:

• till allmän administration (Kristina Wallin)

Utgångspunkten är att din ansökan och dess bilagor är fullständiga när ansökningstiden
går ut. Kompletteringar till bilagorna efter ansökningstiden gått kan endast beaktas om:

• kompletteringarna gjorts i online ansökningssystemet ("Mobility Online") https://www.service4mobility.com/europe/LoginServlet och
• du skriftligen meddelat Internationella koordinatorn vid Centret för forskning och
  internationella ärenden om kompletteringen och
• kompletteringarna gjorts senast en vecka efter att ansökningstiden gått ut.

Råd för ansökan

Nedan hittar du anvisningar för hur du skall fylla i onlineblanketten, som ifylles på engelska. Anvisningarna är grupperade enligt blankettens struktur. Före du börjar fylla i online blanketten är det värt att bekanta sig med anvisningarna, förbereda bilagorna och välja 15 samarbetsuniversitet som du kan tänka dig att studera vid.

A. Information concerning the application

• Under denna punkt behöver du bara välja "Exchange programme" enligt ditt första val av värduniversitet. Vill du studera i Norden väljer du "Nordplus student exchange", i Europa "Erasmus student exchange" och utanför Europa "Bilateral Agreements outside Erasmus".

B. Personal information

• Sökandes namn, kontaktuppgifter m.m.
• Obs! Du måste använda din Hanken e-post adress.

C. Information concerning current studies at Hanken

• Här ska du bl.a. fylla i ditt huvudämne ("Major subject") och campus
• Vid alternativet "Exam" kan du ange om du före ansökningstidens utgång tenterat en grundkurs i ekonomiska vetenskaper som ges under det första studieåret, men som du ännu inte fått resultatet för. Observera att du själv måste informera internationella koordinatorn då resultatet kommit.
• Under rubriken "Number of higher education years at HANKEN prior to the exchange period" skall du uppge hur många hela år studerat före du åker på utbyte.
• Du ska också ange examen för vilken du studerar vid Hanken. Ekonomiemagisterexamen förkortat på engelska är MA eller M.Sc. (Econ.) och kandidatexamen är BA eller B.Sc. (Econ.).
• GPA hänvisar till ditt medelvitsord för alla avlagda kurser vid Hanken som finns på det officiella studieutdraget. Fyll i ditt GPA om du vet vad det är. Om du inte vet kan du lämna fältet tomt, eftersom Internationella koordinatorn har tillgång till ditt medeltal.

D. Information concerning the stay abroad

• Du ska fylla i 15 universitet i prioritetsordning på ansökningsblanketten. Planera noga vart du vill åka - vi utgår från att du verkligen vill åka till de angivna alternativen. Ifall du inte kan få det först prioriterade alternativet, försöker vi placera dig till det andra osv. Att bara fylla i ett universitet garanterar inte att du får en plats vid just det universitetet. Genom att fylla i 15 alternativ kan du bäst påverka var du tillbringar en utbytesperiod. Beslut kan inte ändras efter att studenterna beviljats sina utbytesplatser.
• Då du fyller i vilka samarbetsuniversitet du vill åka till bör du skriva ut universitetens hela namn. Därför rekommenderar vi att du "klipper och klistrar" namnen från listan som finns under Samarbetsuniversitet.
• Du bör själv följa med det världspolitiska läget och med tanke på det själv avgöra om du vill åka på utbyte till vissa länder. Ifall du slutligen väljer att tacka nej till en tilldelad utbytesplats p.g.a. av t.ex. en naturkatastrof, kan Hanken endast i vissa begränsade fall försöka ordna en ny utbytesplats till ett annat land/universitet.
• Du bör välja om du vill studera på kandidat- eller magisternivå. Du kan ansöka om utbyte på magisternivå om du har en realistisk chans att avlägga en kandidatexamen terminen före du åker på utbyte och före du skall lämna in dina ansökningshandlingar till ditt värduniversitet (kursval, registrering etc.). Datum för när du skall lämna in ansökningshandlingarna till samarbetsuniversiteten varierar.
• Angående studierna vid samarbetsuniversiteten, så är det vid endel universitet enligt våra utbytesavtal ibland möjligt att studera enbart på "Undergraduate" nivå (d.v.s. på kandidatnivå). Vid andra universitet är även studier på "Postgraduate/graduate" nivå (d.v.s. magisternivå) möjlig. Mera information om nivåerna vid de olika unversiteten hittar du i den interaktiva tabellen Info och kriterier.
• "Stay from" och "Stay to" d.v.s. terminen då du ska studera utomlands, ska också fyllas i på ansökningsblanketten för de fem första alternativen. Terminerna vid de olika universiteten hittar du på värduniversitetets webbsidor, ofta under "academic calendar" eller i bifogade terminstabellen. Datumen för terminerna vid samarbetsuniversiteten är i den bifogade tabellen endast riktgivande, den nyaste informationen finns alltid på samarbetsuniversitetens hemsidor. Observera att terminsindelningen ofta är en helt annan än vid Hanken, d.v.s. höstterminen börjar senare än här och går ofta över på det nya året. Tentperioden kan vara i januari-mars (för studierna under höstterminen) och i juli-augusti (för studierna under vårterminen), så förbered dig på att åka tillbaka för tentperioden. Observera alltså detta i din planering av utlandsstudierna.

E. Language competence

• Här bör du uppge ditt modersmål, på vilket språk du studerar vid Hanken, eventuella avlagda språktest samt språket på vilket undervisning ges vid partneruniversitetet.

F. Contact person in case of emergency

G. Other information

SKICKA ANSÖKAN - Efter att du fyllt i punkt A-G ska du skicka iväg din ansökan genom att trycka på "Send Application".

REGISTRERING - Då du skickat iväg din ansökan kommer du att få ett e-post meddelande. I meddelandet uppmanas du registrera dig genom att tycka på en länk och fylla i dina personuppgifter. Då du fyller i ditt IBAN nummer skall du gruppera siffrorna i grupper på fyra och två enligt detta exempel: FI12 1234 1234 1234 12.

SKICKA BILAGOR - Då du registrerat dig får du ett nytt e-post meddelande med anvisningar om hur du bifogar dina bilagor till ansökan. Nedan finner du anvisningar för hur bilagorna bör sammanställas samt skickas.

Anvisningar för bilagorna:

• Alla meriter du vill åberopa i din ansökan ska vara dokumenterade och bilagor som du endast har i pappersformat skall skannas så de kan bifogas.
• CV - Skriv ett CV på det språk du planerar studera och förse det med ett foto. Mallar på hur du skriver ett CV på olika språk får du från www.iagora.com/iwork/resumes
• Motivering ("Letter of motivation") - Bifoga ett fritt formulerat brev (högst en sida) d.v.s. ett "letter of motivation" som kompletterar ditt CV. Rikta brevet till "Dear Sir/Madam" och underteckna brevet. Presenterar dig själv på det språk du ämnar studera på vid ditt värduniversitet, motivera din ansökan akademiskt och varför du valt värduniversitetet. Brevet lämnas in enbart för det första universitetet du ansöker till (trots att vi inte kan garantera att du får en utbytesplats vid det samarbetsuniversitet du satt som första prioritet). Motiveringen behöver inte språkgranskas av en språklärare.
• Preliminärt kursval - Gör ett kursval ("learning agreement") för heltidsstudier för det värduniversitet som du vill studera vid i första hand genom att fylla i en kursvalsblankett [doc] 65k. Blanketten undertecknas av Internationella koordinatorn på Hanken och av värduniversitetet först efter att du tilldelats en utbytesplats. Mera information om hur många kurser eller poäng som krävs för heltidsstudier vid de olika universiteten hittar du på respektive samarbetsuniversitets hemsidor och i tabellen Info och kriterier. Välj kurserna på basen av den information som finns att tillgå under innevarande läsår. Även om kursvalet lämnas in enbart för det första önskade alternativet, skall du också bekantat dig med kursutbudet vid de andra universiteten du ansöker till.
• Foto (t.ex. ett passfoto) - Bilden skall vara högst 500x500 pixel, annars ryms det inte på ansökningsblanketten.
• Resultat från eventuellt språktest - Vissa värduniversitet kräver att utbytesstudenterna utfört ett språktest, t.ex. Toefl eller Ielts, se interaktiva tabellen Info och kriterier. Ansöker du om att studera vid ett sådant universitet skall du före ansökningstidens utgång utföra ett test. Be testarrangören skicka resultatet direkt till Hanken eller bifoga ett intyg t.ex. som ett skannat dokument
• Intyg på eventuell studentkårsverksamhet - Tidskrävande och ansvarsfull studentkårsverksamhet ger extra poäng då din ansökan behandlas. I behörighetskraven hittar du de uppdrag som ger extra poäng. Intyget bifogas som skannat dokument.
• Studieutdrag - Centret för forskning och internationella ärenden tar ut studieutdraget så du ska inte be om ett vid StudentService disken.

Anvisningar för hur bilagorna bifogas till ansökan:

• Bilaga 1: Tryck på den länk du fått per e-post. Länken för dig till en webbsida där du skall trycka på "Upload CV". Sedan bifogar du din första bilaga ("File"), trycker på "Create" och sedan på "Back to general overview".
• Övriga bilagor: Bifoga övriga bilagor som bilaga 1, men tryck då på "Upload Letter of Motivation", "Upload Learning Agreement", "Upload passport photo for the application" och om det krävs för ditt val av värduniversitet "Upload certificate of English proficiency" och "Upload Student Association participation certificate".

Skriv ut din ansökan:

• Sist skall du skriva ut ansökningsblanketten genom att trycka på "Print application form" och lämna in blanketten (inte bilagorna), se början av den här sidan.

Onlineblankett

Du ansöker om en utbytesplats genom att fylla i online-blanketten och följa de steg du får meddelande om att göra. Alla steg måste slutföras för att ansökan ska vara fullständig.

Spara de lösenord du får för att logga in på Mobility Online eftersom du kommer att behöva dem under hela din utbytesperiod.

Beslutet för utbytesstudier under en hösttermin offentliggörs i början på april och för utbytesstudier under en vårtermin i slutet på augusti.

Ansökningsomgångens resultat

Resultaten över tilldelade utbytesplatser finns i början av april för ansökningsomgången i januari och i början av september för ansökningsomgången i juni. Alla sökande meddelas per e-post om resultatet. Därefter ska du bekräfta att du tar emot platsen eller inte. Du har några dagar på dej att göra detta. Efter det nominerar koordinatorn dej till ditt väruniversitet.