Hur ansöker jag om en utbytesplats?

Ansökan för utbytesstudier vårterminen 2014

Ansökan för utbytesstudier vårterminen 2014 har öppnats. Ansökningstidens deadline är 17.6.2013. Följ noggrant anvisningarna nedan för hur du ansöker.

Vad består ansökan av?

Ansökan om en utbytesplats sker genom en onlineansökan . Till ansökan kommer du via Mobility Online Portalen. Reservera gott om tid då du fyller i blanketten som består av flera skeden. Förutom att fylla i ansökningsblanketten ska följande dokument bifogas (närmare anvisningar om bilagorna hittar du under rubriken "Anvisningar för bilagorna"):

• Preliminärt kursval
• Foto (t.ex. ett passfoto)
• Resultat från eventuellt avlagt språktest
• Intyg på eventuell studentkårs/studentföreningsaktivitet

Obs! Ansökningstidens deadline är 17.6.2013. Efter att du fyllt i onlineansökan ska du skriva ut den och lämna in den i ett exemplar före ansökningstidens utgång eller skicka den per post så att den når oss senast ons 19.6.2013.

I Helsingfors lämnas ansökan:

• till Centret för forskning och internationella ärenden eller
• i den gröna postlådan vid anslagstavlan för utbytesstudier (före ingången till Studieverkstaden) eller
• till Servicepunkten

I Vasa lämnas ansökan:

• till allmän administration (Kristina Wallin)

Utgångspunkten är att din ansökan och dess bilagor är fullständiga när ansökningstiden
går ut. Kompletteringar till bilagorna efter ansökningstiden gått ut kan endast beaktas om:

• kompletteringarna gjorts i online ansökningssystemet ("Mobility Online") https://www.service4mobility.com/europe/LoginServlet och
• du skriftligen meddelat Internationella koordinatorn vid Centret för forskning och
  internationella ärenden om kompletteringen och
• kompletteringarna gjorts senast en vecka efter att ansökningstiden gått ut.

Råd för ansökan

Nedan hittar du anvisningar för hur du skall fylla i onlineansökan. Ansökan ifylles på engelska. Anvisningarna är grupperade enligt blankettens struktur. Före du börjar fylla i onlineansökan ska du bekanta dej med anvisningarna, förbereda bilagorna och välja 15 samarbetsuniversitet som du kan tänka dig att studera vid. Observera att du ska fylla i hela ansökan på en gång.

Obs. Ansökan stänger må 17.6.2013 kl 23:59. Efter kl 16:00 finns inget tekniskt stöd att tillgå. Om du stöter på tekniska problem efter kl 16:00, meddela om detta genast (före 23:59) till outgoing.mobility@hanken.fi. Eventuella tekniska problem reds upp tisdagen 18.6.2013, ansökningar som lämnats in efter 17.6.2013 kl 23:59 beaktas inte.

Till ansökningsblanketten kommer du via Mobility Online Portalen under fliken Info och Kriterier. Genom att klicka på den gröna ikonen längst till vänster om det samarbetsuniversitet som du vill söka till kommer du till Haka-identifieringstjänsten. Välj "Hanken Svenska handelshögskolan" från drop-menyn och tryck "Välj". I följande fönster som öppnas ska du logga in med ditt Hanken användarid och lösenord. Du kommer då till ansökningsblanketten i vilken en del av informationen tagits direkt från Oodi.

A. Information concerning the application

• Exchange programme, Academic Year och Semester fylls i automatiskt enligt ditt första val av värduniversitet.

B. Personal information

• Matriculation number, Last name, First name, E-mail Address, Date of Birth, Gender och Nationality fylls i automatiskt.
• Fyll i Place and country of birth och Age

C. Information concerning current studies at Hanken

• Country of Sending Institution, Sending Institution, Campus, Major Subject, Study Programme och Current Level of Studies fylls i automatiskt.
• Vid alternativet Exam kan du ange om du före ansökningstidens utgång tenterat en grundkurs i ekonomiska vetenskaper eller en behörighetsgivande språkkurs, som ännu inte syns på ditt studieutdrag. Du ska även fylla i när du skrivit tenten och vilken kurs det är frågan om. Observera att du själv måste informera internationella koordinatorn då resultatet kommit. Resultatet beaktas inte i rankingen utan endast som behörighetsgivande. Läs mera om vilka regler som gäller vid fördelningen av utbytesplatser i Behörighetskravet för utbytesstudier.
• Under Number of higher education years at HANKEN prior to the exchange period ska du uppge hur många hela år du studerat före du åker på utbyte.
• Besvara frågorna som berör tidigare Erasmus utbyte/praktik, studentkårsaktivitet och frånvaro.

D. Information concerning the stay abroad

• Du ska fylla i 15 universitet i prioritetsordning i onlineansökan. Planera noga vart du vill åka - vi utgår från att du verkligen vill åka till de angivna alternativen. Ifall du inte kan få det först prioriterade alternativet, försöker vi placera dig till det andra osv. Att bara fylla i ett universitet garanterar inte att du får en plats vid just det universitetet. Genom att fylla i 15 alternativ kan du bäst påverka var du tillbringar en utbytesperiod. Beslut kan inte ändras efter att studenterna beviljats sina utbytesplatser.
• De fem första alternativen kan du välja från en lista i onlineansökan, då du fyller i övriga alternativ ska du skriva ut universitetens hela namn. Därför rekommenderar vi att du "klipper och klistrar" namnen från listan som finns under Samarbetsuniversitet.
• Du bör själv följa med det världspolitiska läget och med tanke på det själv avgöra om du vill åka på utbyte till vissa länder. Ifall du slutligen väljer att tacka nej till en tilldelad utbytesplats p.g.a. av t.ex. en naturkatastrof, kan Hanken endast i vissa begränsade fall försöka ordna en ny utbytesplats till ett annat land/universitet.
• Notera att om en obligatorisk utlandsvistelse ingår i din examen, ingår utbytet som en del av din kandidatexamen även om du kommit längre i dina studier. Om din examen inte omfattar en obligatorisk utlandsvistelse kan du ansöka om utbyte på magisternivå om du har en realistisk chans att avlägga en kandidatexamen terminen före du åker på utbyte och före du ska lämna in dina ansökningshandlingar till ditt värduniversitet (kursval, registrering etc.). Datum för när du skall lämna in ansökningshandlingarna till samarbetsuniversiteten varierar.
• Angående studierna vid samarbetsuniversiteten, så är det vid endel universitet enligt våra utbytesavtal ibland möjligt att studera enbart på "Undergraduate" nivå (d.v.s. på kandidatnivå). Vid andra universitet är även studier på "Postgraduate/graduate" nivå (d.v.s. magisternivå) möjlig. Notera också att vissa universitet tar emot studenter t.ex. endast på höstterminen eller endast på vårterminen. Mera information om studierna vid de olika unversiteten hittar du i Mobility Online Portalen.
• Stay from och Stay to d.v.s. terminen då du ska studera utomlands, ska också ifyllas i onlineansökan för de fem första alternativen. Terminerna vid de olika universiteten hittar du på värduniversitetets webbsidor, ofta under "academic calendar" eller i bifogade Terminsplan. Datumen för terminerna vid samarbetsuniversiteten är i den bifogade tabellen endast riktgivande, den nyaste informationen finns alltid på samarbetsuniversitetens hemsidor. Observera att terminsindelningen ofta är en helt annan än vid Hanken, d.v.s. höstterminen börjar senare än här och går ofta över på det nya året. Tentperioden kan vara i januari-mars (för studierna under höstterminen) och i juli-augusti (för studierna under vårterminen), så förbered dig på att åka tillbaka för tentperioden. Observera alltså detta i din planering av utlandsstudierna.

E. Language competence

• Här ska du uppge ditt modersmål, på vilket språk du studerar vid Hanken, om du avlagt eventuella språktest och när du avlagt dem, samt språket på vilket undervisning ges vid partneruniversitetet.

F. Contact person in case of emergency

G. Other information - kontrollera och bekräfta att uppgifterna du uppgett stämmer.

SKICKA ANSÖKAN - Efter att du fyllt i punkt A-G ska du skicka iväg din ansökan genom att trycka på Send Application.

REGISTRERING - Då du skickat iväg din ansökan kommer du att få ett e-post meddelande. I meddelandet uppmanas du fylla i dina personuppgifter i Mobility Online samt ladda upp bilagor till din ansökan. Du når Mobility Online genom att klicka på länken längst ner i e-post meddelandet. Fyll i din matrikelnummer som användarid och tryck på "Log In" (du behöver inte fylla i något lösenord). Tjänsten för dej vidare till Haka-identifieringstjänsten där du loggar in med ditt Hanken användarid och lösenord.

När du kommit in i Mobility Online ska du klicka på Complete personal data för att fylla i dina personuppgifter. Fyll i ditt IBAN nummer enligt detta exempel: FI1212341234123412 och din BIC/SWIFT enligt detta exempel: ABCDEFGHXXX.

LADDA UPP BILAGOR - Ladda upp de bilagor som behövs för att komplettera din ansökan enligt anvisningarna nedan:

• Alla meriter du vill åberopa i din ansökan ska vara dokumenterade och bilagor som du endast har i pappersformat skall skannas så de kan bifogas.
• Preliminärt kursval - Gör ett kursval ("learning agreement") för heltidsstudier för det värduniversitet som du vill studera vid i första hand genom att fylla i en kursvalsblankett. Blanketten undertecknas av Internationella koordinatorn på Hanken och av värduniversitetet först efter att du tilldelats en utbytesplats. Mera information om hur många kurser eller poäng som krävs för heltidsstudier vid de olika universiteten hittar du på respektive samarbetsuniversitets hemsidor och i Mobility Online Portalen. Välj kurserna på basis av den information som finns att tillgå under innevarande läsår. Även om kursvalet lämnas in enbart för det första önskade alternativet, ska du också bekantat dig med kursutbudet vid de andra universiteten du ansöker till.
• Foto (t.ex. ett passfoto) - Bilden skall vara högst 500x500 pixel, annars ryms det inte på ansökningsblanketten.
• Resultat från eventuellt språktest - Vissa värduniversitet kräver att utbytesstudenterna utfört ett språktest, t.ex. Toefl eller Ielts, se Mobility Online Portalen. Ansöker du om att studera vid ett sådant universitet skall du före ansökningstidens utgång utföra ett test. Be testarrangören skicka resultatet direkt till Hanken eller bifoga ett intyg t.ex. som ett skannat dokument. Om du inte hinner få testresultatet före ansökningstidens utgång ska du meddela internationella koordinatorn genast när du fått det. Test som skrivits efter ansökningstidens utgång beaktas ej.
• Intyg på eventuell studentkårsverksamhet - Tidskrävande och ansvarsfull studentkårsverksamhet ger extra poäng då din ansökan behandlas. I behörighetskravet för utbytesstudier hittar du de uppdrag som ger extra poäng. Intyget bifogas som skannat dokument. Intyg på aktivitet begärs från studentkåren per e-post via kansek(at)hanken.fi. Kom ihåg att tydligt uppge att ditt intyg är för utbytesansökan.
• Studieutdrag - Centret för forskning och internationella ärenden tar ut studieutdraget så du ska inte be om ett vid StudentService disken.

Anvisningar för hur bilagorna bifogas till ansökan:

• Bilaga 1: Tryck på Upload Learning Agreement. Sedan bifogar du din första bilaga ( File), trycker på Create och sedan på Back to general overview.
• Övriga bilagor: Bifoga övriga bilagor som bilaga 1, men tryck då på Upload passport photo for the application och om det krävs för ditt val av värduniversitet Upload certificate of English proficiency och Upload Student Association participation certificate.

Skriv ut din ansökan:

• Sist skall du skriva ut ansökningsblanketten genom att trycka på Print application form, skriv under och lämna in blanketten (inte bilagorna), se början av den här sidan.
• Om du har problem med ansökan eller med att printa ansökan, försök med att logga in i ansökan via Firefox (kopiera länken till Mobility Online som du fick per e-post efter att du registrerat dej och öppna länken i Firefox).

Ansökningsomgångens resultat

Resultaten över tilldelade utbytesplatser finns i början av april för ansökningsomgången i januari och i slutet på augusti för ansökningsomgången i juni. Alla sökande meddelas per e-post om resultatet. Därefter ska du bekräfta att du tar emot platsen eller inte. Du har några dagar på dej att göra detta. Efter det nominerar koordinatorn dej till ditt väruniversitet. Var beredd på att du i samband med nomineringen kan bli ombedd att på kort varsel skicka olika dokument (t.ex. CV eller Letter of Motivation) till den internationella koordinatorn.