Frågor och Svar

E-postFAQ

E-POSTSERVICE

E-posten är utlokaliserad till Åbo akademi (dvs. imap- smtp- och webmailservrar). Nedan besvaras frågor angående e-posten.

1. Hur läser jag e-post på Hanken?
2. Hur skall jag konfigurera Thunderbird?
3. Hur modiferar jag min Reply- el. From-adress?
4. Hur mycket e-post kan jag lagra?
5. Var aktiveras "out-of-office"-funktionen?
6. Var aktiveras "forward"-funktionen?
7. Varför ser jag inga e-postmappar ?
8. Varför finns det webmail1, webmail2 och webmail3?
9. Hur fungerar Spamfiltreringen ?
10. Vad skall jag göra för att slippa spam?
11. Vad bör jag göra för att hålla mig inom kvoten?
12. Hur vet jag hur mycket e-post jag lagrat/ Hur stor är min kvot ?
13. Hur skall jag byta lösenord i den nya servern?
14. Hur skall jag skicka e-post när jag inte är på Hanken?

1. Hur läser jag e-post på Hanken?
Endera med hjälp av webbpost, t.ex. internet explorer eller firefox, adressen är då webmail.hanken.fi, eller med hjälp av en imaps-klient, t.ex Thunderbird (se nedan för konfigurerering av Thunderbird)

2. Hur skall jag konfigurera Thunderbird?
Välj från menyn Tools - Account Settings och sen Server settings i listan längst till vänster. Skriv nu in imap.hanken.fi i rutan för Server Name med protokollet SSL.
Kolla också att IMAP server directory fältet under Advancced knappen är tomt (inget Mail el. annat i dethär fältet).
Sen ok, ok och det torde vara klart. För mera info se "Konfigurering av Thunderbird" på denna sida.

3. Hur modiferar jag min Reply- el. From-adress?
I webbposten går du in via Mail och Options. Sen väljer du "Personal Information" och där kan skriva in din From-adress och din Reply-adress.
I Thunderbird går du in via Tools - Account Settings och i fönstret till höger torde du då kunna fylla i E-mail Address och Reply-to-Address-fältena.

4. Hur mycket e-post kan jag lagra?
E-postkvoten är 500 MB för personal och 200 MB för studerande.
Med en bra motivering kan kvoten höjas.

5. Var aktiveras "out-of-office"-funktionen?
Denna funktion kan man ställa in via Vacation.

6. Var aktiveras "forward"-funktionen?
Den finns också under Vacation.
Observera att "forward"-funktion är endast tillåten för studerande.
För personal är det INTE tillåtet att ha Hanken-e-post på nån annan server (än Hankens egen).

7. Varför ser jag inga e-postmappar ?
Dom kanske finns men du ser dom inte. E-postmapparna ligger nu under Inbox så t.ex. i Thuinderbird bör du klicka på + tecknet framför Inbox. Kanske du inte har "prenumererat" på dina e-postmappar. I Thunderbird ser du vilka mappar du prenumererat på under File - Subscribe och i webb-e-posten under Folders.

8. Varför finns det webmail1, webmail2 och webmail3?
Det finns finns tre olika webb-e-postservrar för att jämna ut belastningen. Om du använder dig av webmail.hanken.fi kommer du att automatiskt hamna på nån av de tre webb-e-postservrarna (round robin).

9. Hur fungerar spamfiltreringen?
Spamassassin har en samling regler för både spam och icke-spam som varje inkommande mail testas mot. Sådana egenskaper som är karakteristiska för spam får positiva poäng, och sådant som är karakteristiskt för legitim mail får negativa poäng, olika mycket beroende på hur stark indikator det är fråga om. Poängen påverkas dessutom av en statistisk analys (Bayes) av både innehåll och headers; om Bayes-testet säger att mailet med 99% sannolikhet är spam ges några pluspoäng, och om det med under 1% sannolikhet är spam ges några minuspoäng, osv. 50% betyder "jag har ingen aning" och ger följdriktigt 0 poäng, dvs påverkar inte den slutgiltiga klassificeringen. Om ett mail får 5 poäng eller mer klassar vi det som spam, och sorterar det alltså i användarens Spam-folder om en sådan finns. Om ett mail får 12 poäng eller mer tar vi inte emot det överhuvudtaget. (MX:en meddelar "560 Spam threshold exceeded, content rejected. If you feel you are not sending spam, contact your system administrator.".) 12 poäng är väldigt mycket; vi känner inte till något fall där ett legitimt mail skulle ha fått så mycket poäng. Saklig svensk- och finskspråkig mail får normalt under noll poäng. Legitim engelskspråkig mail brukar få kring noll. Poängen syns i headern X-Spam-Status, tillsammans med en lista på vilka tester som har gett positiva eller negativa poäng.

10. Vad skall jag göra för att slippa spam?
Du kan skapa en mapp som heter Spam (obs. stort S). Spamfiltreringen sköter sen automatiskt om att spam-meddelanden styrs till Spam-mappen. För att stoppa den automatiska filtreringen tar du bort mappen Spam. De meddelanden som spamfilteringen anser vara spam märks också med *** Spam *** i subjectfältet och därför kan du enkelt t.ex. skapa egna filtreringsregler i din e-postklient.

11. Vad bör jag göra för att hålla mig inom kvoten?
För Thunderbird:
Se först till att papperskorgen (Deleted, trash) är tömd, gå via "File"-menyn och "Empty Deleted".
Radera onödig gammal e-post eller flytta mindre viktig post såsom privat e-post, gamla sent-mail-mappar o.dyl. till lokala mappar (Local Folders).
Radera/flytta bilagor genom att högerklicka på bilagan och välj "Delete"/"Detach".

12. Hur vet jag hur mycket e-post jag lagrat/ Hur stor är min kvot ?
Du kan kontrollera din kvot och hur mycket du använt genom att högerklicka på en av dina mappar (t.ex. INBOX) och välja "Properties" och sen "Quota"-fliken.

13.Hur skall jag byta lösenord i den nya servern?
Ditt lösenord byter du enklast från en Hanken-dator. Om du inte har tillgång till en pc på Hanken kan du pröva med vår test-server:
https://ordet.wasa.shh.fi

14. Hur skall jag skicka e-post när jag inte är på Hanken?
Det går inte att skicka e-post via våra "vanliga" smtp-servrar om du är utanför Hankens väggar. Använd Webb-posten eller konfigurera smtpauth.hanken.fi som smtpserver om du använder ett imap-klient-program typ Thunderbird. I Thunderbird konfigurerar du smtp-servern under Tools - Account Settings. Välj Outgoing Server (SMTP) längst ner i vänstra fönstret. Lägg till smtpauth.hanken.fi med hjälp av Add-knappen till höger. Välj sen port 587 och TLS eller 465 och SSL och kryssa för Use name and password. Ställ sen kursorn på namnet på din konfiguration i det vänstra fönstret (vanligen första raden i fönstret) och välj sen smtpauth som Outgoing Server i det högra fönstret.

Dina adressböcker i e-posten

Varje e-post klient har sin egen adressbok. Webmailens adressbok syns därför inte i thunderbird eller Outlook.

Historia - hur har e-postadresser sett ut för studerande? Vad gör andra universitet?

Historiskt har alla universitet i Finland haft samma e-post-domän för studerande och personal. De första tio åren med e-post hade studerande inte ens e-post utan den rätten förbehölls personalen.

Domänen hanken.fi är mindre än tio år gammal. Före det var det enbart shh.fi som gällde. Den är tagen i 1988-9.

Idag har två finska universitet övergått till student.universitet.fi domän för studerande. I flera andra universitet har det diskuterats mycket och ingående.

Det finns universitet där det troligen sker en övergång snart. Men vi kan ju inte offentligt yttra oss om dessa universitets göranden eller tidtabeller. Parallellt är diskussionen om s.k. cloud services - pilvipalvelut - molntjänster på gång.

Internationellt finns motsvarande exempel så denna ändring är inte unik för Finland, några ex från våra samarbetsuniversitet:

@student.maastrichtuniversity.nl (Maastrict University)
@student.rug.nl (Reijksuniversiteit Groningen)
@students.ebs.edu (EBS Universität fur Wirtschaft und Recht)
@students.mail.uni-mannheim.de (Universität Mannheim)
@student.kuleuven.be (Katholieke Universiteit Leuven)
@student.unisg.ch (Universität St. Gallen)
@student.cbs.dk (Copenhagen Business School)
@student.gu.se (Göteborgs universitet)

Och övriga:

student.monash.edu.au (Melbourne)
student.uts.edu.au (Sydney)
student.uni-tuebingen.de
student.hu.nl (Hogeschool Utrecht)
Student.fontys.nl (Tilburg)
@student.lu.se (lunds universitet)
@student.liu.se (Linköpings universitet)
@student.ki.se (Karolinska institutet)
@student.lnu.se (Linné universitetet)
@student.uib.no (universitetet i Bergen)
@student.chalmers.se

@student.uef.fi (Kuopio+Joensuu)
@student.uwasa.fi

Måste jag läsa min Hanken e-post?

Tillsammans med nyheterna på Hankens studerandeportal är e-posten den viktigaste informationskanalen.

Till din Hanken e-postadress kommer alla meddelanden från Oodi, gamla lösenord, konto som går ut, etc.

Studerande e-posten kan forwardas men den bör läsas.

Har jag många e-postadresser!

Den rekommenderade e-post adressen i alla sammanhang är fornamn.efternamn@student.hanken.fi

Men även användarid@student.hanken.fi fungerar.

Alla studerande vid Hanken har följande e-postadresser i kraft:
- fornamn.efternamn@student.hanken.fi
- sMatrikelnummer@student.hanken.fi

och så länge leverantören har e-postdatabasen uppsatt som idag fungerar även
- sMatrikelnummer@hanken.fi
för alla studerande!

Ditt användarid är sMatrikelnummer, och e-postlådan hänger ihop med ditt användar-id. Du har alltså en postlåda till vilken man kan skicka e-post med ett par tre olika adresser.

KOM IHÅG att ändra din reply och from adress i ditt e-postprogram, det är oartigt att låta bli - ändrar du inte syns Smatrnr@student.hanken.fi som avsändare, inte ditt namn!

Varför behövs två id:n om jag jobbar och studerar på Hanken?

Kort svar: Datasäkerhet och lagstiftning

- ( Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 21.5.1999/621)
- ( Lag om integritetsskydd i arbetslivet 759/2004, kap6)

I praktiken:

En studerande som börjat jobba på Hanken:

- Med en och samma e-post betyder att då studerandes anställning tar slut så går all e-post som riktas direkt till personens namn till denna studerande, även den e-post som skulle höra ihop med den tidigare anställningen.

- En studerande som fått ett e-post meddelande adresserat till sig på sitt eget namn, har ingen skyldighet att skicka vidare en e-post som anländer direkt till honom eller henne även om det berör ett jobbärende, eftersom anställningsförhållandet tagit slut.

- En anställd inom Hanken är skyldig att skicka ärendet vidare till den som skall handlägga det, men detta kan man inte tvinga någon som inte längre är anställd att göra, dvs. någon som återgått till att vara enbart studerande.

- Så länge e-post-adresserna är desamma kan man inte heller stänga av tjänste-e-posten och meddela vem som sköter den f.d. anställdas ärenden, eftersom studerande givetvis har rätt till sin e-post under studietiden. Då kan sekretessbelagd information råka i fel händer och den berörda studerandes rättssäkerhet äventyras (ärendet kan gälla studierätter, tenter, studielån etc), och ärenden bli obehandlade.

- I ett (ur arbetsgivarens synvinkel) nödfall kan arbetsgivaren inte heller gå in och läsa e-post, eftersom den studerande ju inte längre har ett anställningsförhållande till Hanken.

- En anställd har inte rätt att omdirigera sin e-post till en adress utanför huset, medan en studerande har den rättigheten.

- Med en enda e-post adress för både anställningsförhållandet och studierna, betyder det att den anställda studerande inte får omdirigera sin e-post under anställningstiden.

- En anställds e-post bör skötas även under den anställdas frånvaro, t.ex. genom att omdirigera e-post till någon annan handläggare, själv läsa sin e-post och dirigera den rätt eller åtminstone meddela om sin frånvaro och vem som sköter ärenden under frånvaron.

- Särskiljs e-postadresserna enligt rollerna studerande och personal - dvs. student.hanken.fi för studerande och hanken.fi för personal - får en studerande som jobbar på Hanken två e-postadresser. Då kan man vidta nödvändiga åtgärder för personal-e-posten då personen slutar jobba på Hanken, medan studerande-e-posten fungerar som förut.

- För omvärlden är kommunikationen med organisationen också klarare - det är klart när man fungerar i organisationen Hankens namn och när man är studerande.

Beslut av ITR om att ändra e-post adressen för studerande till student.hanken.fi

I nedanstående protokollsutdrag beskrivs motiveringarna till varför Hanken övergår till e-post adressen student.hanken.fi under hösten 2010 för alla studerande.

Svenska handelshögskolan
ITR - RÅDET FÖR INFORMATIONSTJÄNSTER OCH INFORMATIONSTEKNIK
Fredagen den 19.2.2010 kl.13.00 via videokonferens Möte 1/2010

Handläggare: Kuno Öhrman

§5 Åtskiljande av studerande och personal e-post
I dagens läge har en studerande som börjar jobba på Hanken samma e-post adress både som studerande och personal. Några undantag finns, men de flesta har en enda inloggnings-id och e-post-adress. I praktiken betyder det att när studerandes anställning tar slut så går all e-post som riktas direkt till personens namn till denna studerande, även den e-post som skulle höra ihop med den tidigare anställningen.

En studerande som fått ett e-post meddelande adresserat till sig på sitt eget namn, har ingen skyldighet att skicka vidare en e-post som anländer direkt till honom eller henne även om det berör ett jobbärende, eftersom anställningsförhållandet tagit slut. En anställd inom Hanken är skyldig att skicka ärendet vidare till den som skall handlägga det, men detta kan alltså ej åläggas som ej längre är anställd, dvs någon som återgått till att vara enbart studerande.

Så länge e-post-adresserna är desamma kan man inte heller stänga av tjänste-e-posten och meddela vem som sköter den f.d. anställdas ärenden eftersom studerande givetvis har rätt till sin e-post. I ett (ur arbetsgivarens synvinkel) nödfall kan arbetsgivaren inte heller gå in och läsa e-post, eftersom den studerande ju inte har ett anställningsförhållande till Hanken.

En anställd har inte rätt att omdirigera sin e-post till en adress utanför huset, medan en studerande har den rättigheten. Med en enda e-post adress för både anställningsförhållandet och studierna, betyder det att den anställda studerande inte får omdirigera sin e-post under anställningstiden. En anställds e-post bör skötas även under den anställdas frånvaro, t.ex. genom att omdirigera e-post till någon annan handläggare, själv läsa sin e-post och dirigera den rätt eller åtminstone meddela om sin frånvaro och vem som sköter ärenden under frånvaron.

Om man särskiljer e-postadresserna till t.ex. student.hanken.fi för studerande och hanken.fi för personal
och en studerande som jobbar på Hanken har två e-postadresser - då kan man vidta nödvändiga åtgärder för personal-e-posten då personen slutar jobba på Hanken medan studerande-e-posten fungerar som förut.

För omvärlden är kommunikationen med organisationen också klarare - det är klart när man fungerar i organisationen Hankens namn och när man är studerande.

Om en ändring sker bör den ske vid terminsstarten 1.8. De studerande som har ett anställningsförhållande bibehåller sin e-post för anställningen och får en ny e-post för studerande-rollen.

Beslutsförslag: ITR diskuterar ärendet.

Protokollsanteckning: Informationen till studerande om hur man ändrar sin profil bör
förbättras.

Beslut: ITR beslöt att man inför student.hanken.fi den 1.8.2010 och konstaterade att
åtgärden inte föranleder tilläggskostnader.