ARBETSGRUPPEN FÖR UTVECKLING AV DE STUDERANDES IT-ARBETSMILJÖ - SLUTRAPPORT

Arbetsgruppens uppdrag. Rektor tillsatte den 23 november 1998 en arbetsgrupp för utveckling av de studerandes IT-arbetsmiljö. Arbetsgruppen gavs följande sammansättning:

Kuno Öhrman, datacentralens direktör, ordf.
Kristina Zilliacus-Roslin, lektor, sekr.
Thomas Stenius, stud. och ansvarig för IB/Oy Casa Security Ab

Arbetsgruppen slog 27/11 1998 fast att dess uppdrag utgående från direktionens för datacentralen protokoll 12/11 1998 § 4 var att:

• kartlägga problemen gällande studerandenas IT-arbetsmiljö
• bearbeta förslag till snabba och realistiska lösningar
• fundera på hur IT-miljön kan utvecklas på lång sikt.

Arbetsgruppen inlämnade 18/12 1998 en mellanrapport om sitt arbete, där konkreta förslag till åtgärder inom Helsingforsenheten behandlades. Samtidigt anhöll arbetsgruppen om att få lämna in sin slutrapport inom maj 1999, i stället för inom mars 1999. Arbetsgruppen behövde nämligen tid för att genomföra en enkät bland studerandena. Svaren på den enkäten utgör en viktig utgångspunkt för förslagen i slutrapporten.

Arbetsgruppens slutsats är att det klokaste är

• att försöka effektivera användningen av nu tillgängliga datorer på Hanken
• att i viss utsträckning utöka datorparken på högskolan i Helsingfors; framför allt genom att delta i Projekt Datalabb, vilket har som mål att datorkapaciteten utökas. I praktiken skulle detta kunna genomföras antingen på Casa eller i huvudbyggnaden
• att samtidigt aktivt med stödåtgärder försöka locka studerandena att köpa en egen dator med möjlighet till anslutning till Hankens inringningssystem.
• Eftersom siffrorna visar att behoven är betydligt större i Helsingfors än i Vasa anser arbetsgruppen att åtgärderna nu främst borde gälla Helsingfors. När Tiklasfastigheten står färdig i Vasa bör behoven där utredas på nytt.

Konkreta förbättringsförslag

För att få en uppfattning om hur studerandenas IT-miljö ser ut ur studerandenas perspektiv genomförde arbetsgruppen i januari-februari 1999 en enkätundersökning. Svaren behandlades på FUM-kursen i mars 1999. Nedan en sammanställning av svaren i Helsingfors och i Vasa:

Hankeiternas IT-miljö i siffror

IT-enkäten i januari-mars 1999 besvarades av 328 Hankenstudenter i Hfrs / 108 i Vasa:

• Tillgång till dator utanför Hanken har 85,9 % / 81,5 %.
• Av dessa har 73,9 % / 43,2 % Internetkontakt.
• 20 % / 23,6 % planerar att skaffa sig en dator eller uppdatera sin dator våren 1999.
• En Hankenstudent använder en Hankendator i medeltal 5,4 timmar / 6,2 timmar i veckan.
• Av den här tiden används 61 % / 49,7 % för studier.

Hur används programmen under de 5,4 / 6,2 timmarna i veckan?:

Office 38 %
e-post 25 %
surfning 22 %
nyttoprogram 8 %
annat 7 %

När använder hankeiterna en dator på Hanken?:

kl. 8-16 92 % / 98,1 %
kl. 16-20 66 % / 63 %
Casa 31 % / andra tider med nyckel - 49,4 %
tentlördagar 27 % / 58,6 %

Vad önskar sig hankeiterna?: 328 i Hfrs

Fler datorer på Hanken 233 stud.=71 % gav 5 p. av 5 möjliga
Bättre möjligheter till modemkontakt 133 41 % "
Tillgång till datorsal 24 timmar/dygn 126 38 % "
Datorsal enbart för studentanvändning 116 35 % "
Möjlighet att koppla in egen dator på Hanken 100 30 % "
Bättre kurs i informationsbehandling 70 21 % "
Fler skrivare 63 19 % "
Mer programvara 18 5 % "

Vad önskar sig hankeiterna?: 108 i Vasa

Fler datorer på Hanken 53 stud. 49 % gav 5 p. av 5 möjliga
Bättre möjligheter till modemkontakt 27 25 % "
Tillgång till datorsal 24 timmar/dygn 42 39 % "
Datorsal enbart för studentanvändning 9 8 % "
Möjlighet att koppla in egen dator på Hanken 15 14 % "
Bättre kurs i informationsbehandling 26 24 % "
Fler skrivare 4 4 % "
Mer programvara 5 5 % "

Resultaten är sammanställda inom FUM-kursen av Ina Johanson, Jesper Mattsson, Sari Tolonen och Annika Wasström.

Utgående från sina diskussioner och från enkätsvaren vill arbetsgruppen här ge förslag till
A) hur användningen av befintliga datorer på Hanken kan maximeras
B) hur antalet tillgängliga datorer på Hanken kan utökas
C) hur studerandena kan lockas att skaffa sig en egen dator.

Inom A-C anger arbetsgruppen först vad som borde göras, sedan vad den redan under arbetets gång genomfört.

Eftersom problemen tydligen är mycket större i Helsingfors än i Vasa gäller de flesta av förbättringsförslagen just Helsingfors. I Vasa har ju samtliga studerande tillgång till en nyckel till datorsalarna och alltså tillgång till salarna dygnet runt.

Studerandenas tillgång till datorer. Med beaktande av hur studierna vid en modern högskola är uppbyggda borde studerandena enligt arbetsgruppens uppfattning för undervisning och självstudier ha tillgång till en dator minst tre timmar per dag.

Kalkylerad datortillgång

Rätt många studerande äger en dator (85,9 % i Hfrs och 81,5 % i Vasa) och av dem äger 73,9 % i Hfrs och 43,2 % i Vasa ett modem.

Det beräknade behovet är 7 500 veckodatortimmar i Helsingfors och 1 800 i Vasa. Härav följer att antalet datorer redan är nästan tillräckligt stort också på Hanken i Hfrs - förutsatt att studerandena bereds möjlighet att utnyttja datorsalarna också på kvällstid, och lär sig göra detta.

Arbetsgruppen anser att det på sikt finns en gräns för hur många datorer för studerande som kan installeras och underhållas i huvudbyggnaden i Helsingfors. Gränsen går vid drygt 100 datorer.

Studerandenas behov av programvara. För att Hanken skall vara en konkurrenskraftig högskola med en undervisning baserad på moderna metoder måste studerandena ha tillgång till:

• verktyg för textbehandling
• verktyg för tabellkalkylering
• tillgång till e-post
• tillgång till webben
• tillgång till diverse specialprogram (bokföring, statistik)
• och kunskap om hur de kan utnyttja allt detta effektivt.

Studerandena måste då ha tillgång till de program som är relevanta i näringslivet. Därför kan Hanken inte alltid gå in för de billigaste lösningarna.

Hanken är i dag rätt välförsörjd när det gäller tidsenlig programvara. Svaren på enkäten visar att den uppfattningen stöds av studerandena. Problemet är närmast det att studerandena inte har kunskaper om hur de effektivt kan utnyttja det som finns.

A) Hur användningen av befintliga datorer kan maximeras

1. Det borde sammanställas information till de studerande om dels tillgången till datorer på Hanken, dels inringningssystemet. Informationen skall givetvis också ligga på webben. - Första årets studerande borde informeras redan i den gulisguide de alla får.

   Studerandena informeras för det första om var det finns datorer och när de är tillgängliga. Avsikten här är att minska köerna och förmå studerandena att utnyttja datorerna också kvällstid. Enkätsvaren visar att användningen nu koncentreras till huvudbyggnaden vardagar kl. 8-16.
   Dessutom informeras studerandena om de spelregler för datoranvändningen som arbetsgruppen redan infört. Avsikten här är att ingen dator skall stå reserverad men oanvänd, vilket tidigare ofta var fallet.

   För det andra informeras studerandena om hur de kan utnyttja Hankens allt bättre inringningssystem. Enkätsvaren visar att en mycket stor del av studerandena har tillgång till en dator utanför högskolan. Om de kan lockas att alltmer använda den för studierna avlastas högskolans datorsalar.

2. Studerandena måste lära sig använda Hankens datorer. Också enkätsvaren visar att hälften av de studerande anser detta vara viktigt eller mycket viktigt.

   a) På grundkursen i informationsbehandling borde stud. lära sig utnyttja de datorer Hanken har. Det måste övervägas om det nu är rätt instans som har ansvaret för den kursen. Åtminstone delvis borde det vara datacentralen. De kursansvariga måste sammankomma och lägga upp kursen tillsammans.
   Stud. skall på grundkursen handgripligen lära sig t.ex. hur de skall hantera en diskett, hur man tar en säkerhetskopia, vad en hårdskiva och ett nät från användarsynpunkt är, vilka Words användningsmöjligheter i huvuddrag är, hur man använder Excel, vilken nytta man kan ha av www, hur man handskas med e-posten, hur man gör snyggt presentationsmaterial. Bibliotekets bit är givetvis också viktig. Stud. skall också informeras om datoretiken och Hankens regler för datoranvändningen.

   b) Det kunde införas ett datorkörkort som studerandena måste ta innan de får gå på t.ex. FUM-kursen eller Svenska II.
   Däremot är exceptionella färdigheter de enskilda kursernas problem.

   c) Arbetsgruppen föreslår därtill att datorkunniga äldre studerande i försökssyfte mot ett arvode har jour i datorsalarna för att bistå villrådiga datoranvändare.

3. Avhandlingsskribenter i Helsingfors kunde erbjudas en nyckelknapp som ger dem tillträde till datorsalarna dygnet runt. I Vasa har alla studerande redan möjlighet att få en sådan.

   Nyckelknappen skulle delas ut av handledaren. Nyckeln skulle då inkrävas efter högst sex månader.

Åtgärder som arbetsgruppen redan vidtagit för att maximera användningen av befintliga datorer:

• Datorsalarna 407 och 409 i Hfrs får användas också tentamenslördagar kl. 9-14.
• En dator på IB i Hfrs har installerats för utskrifter.
• Biblioteket har infört ett reserveringssystem för datorerna i Akvariet.

Planerna på att ta bort webbläsar- och e-postfunktionen från datorerna i Akvariet har däremot inte genomförts på grund av principiella och tekniska hinder.

B) Hur antalet tillgängliga datorer på Hanken kan utökas

1. Arbetsgruppen anser att det Projekt Datalabb som studentkåren driver med stöd av datacentralen är viktigt och borde genomföras. Det skulle enligt gruppens förmenande ge den bästa avkastningen. Alternativt borde motsvarande åtgärder vidtas i huvudbyggnaden.
2. Studiekansliet åläggs att se över klassreserveringssystemet.

   Salarna 407 och 409 borde inte användas för undervisning om det inte är absolut nödvändigt. Om en datorsal behövs för undervisning anvisas i första hand 409, och bara om den är upptagen används 407. Undervisningstimmarna i 407 och 409 läggs i block så att det finns mer sammanhängande tid för stud.användning.

   På samma sätt schemaläggs språkundervisningen i 406 och 408 så, att 406 så mycket som möjligt kan användas av studerandena.

   Lärarna måste förmås att inse att deras önskemål om placeringen av timmarna inte alltid kan beaktas.

3. Arbetsgruppen anser att en uthyrning av datorsalarna till utomstående kräver klara regler. En uthyrning drabbar omedelbart studerandena och måste därför också rent principiellt diskuteras av ITR och av högskolans ledning.

   Om utomstående skall använda datorerna kräver det därtill mycket administration vilket i första hand belastar datacentralen. Den hyra som fås in borde gå direkt till datorunderhåll, datoranskaffningar o.dyl. Hyran skall också vara lika hög som på annat håll.

Åtgärder som arbetsgruppen redan initierat för att utöka antalet tillgängliga datorer på Hanken:

• Datorer avsedda för e-post ställs ut i korridorerna
• bara en ny e-postserver installerats
• Två datorer ställs upp nära Futurum för grupparbeten.
• Elva datorer har anskaffats och installeras nu i sal 403. Datorerna är avsedda för självstudier.
• Tretton datorer anskaffas och installeras hösten 1999 i sal 404.
• Studiekansliet har vt 1999 placerat så mycket som möjligt av den datorstödda språkundervisningen i sal 408. Sal 406 har delvis ställts till studerandenas disposition.

C) Hur studerandena kan lockas att skaffa sig en egen dator

Eftersom Hanken inte har de ekonomiska möjligheterna att anskaffa och sköta hela det antal datorer som en modern undervisning kräver är det ekonomiskt klokt att med olika åtgärder locka studerandena att skaffa sig en egen dator. Kan studerandena dessutom förmås att utnyttja Hankens välfungerande inringningssystem är mycket vunnet. Förslag:

1. Hanken satsar på fler program som studerandena kan använda hemma.
2. Hanken kommer överens med HTF om billigare pris för modemanslutning för studerandenas hemdatorer.
3. Hanken ger möjlighet att koppla in studerandenas egna bärbara datorer i högskolans nät. Ev. kunde nätkort hyras ut.
4. Inom datacentralen kunde det utvecklas en funktion som mer än tidigare stöder användningen av hemdatorer .
   • Extra hjälp till studerandena kunde ges mot ersättning
   • Råd om köp kunde ges i begränsad utsträckning - där kan Hankens Help Desk, användarstöd på webben, vara till hjälp. (Se www.shh.fi/help)
   • Redan nu arbetar datacentralen med att bygga upp ett användarstöd på webben.
   • Också när det gäller hemdatorerna kunde en jourhavande äldre studerande i datorsalarna vara till hjälp (jfr ovan pt A 2 c).
5. Hanken avtalar med datorföretag om rabatter, eller ger studerandena en dator som stud. betalar pant för. Dylika åtgärder kunde leda till att studerandena har moderna datorer, vilket i sin tur främjar studierna.

Arbetsgruppen anser att det är viktigt att uppföljande enkäter genomförs årligen. Då kan högskolan kontinuerligt följa hur studerandena uppfattar att deras IT-miljö ser ut och vidta åtgärder för att förbättra den.

Helsingfors den 31 maj 1999